slider

Jak stihnout GDPR s Plannerem

Lidé jsou zvyklí pracovat s úkoly v Outlooku. Emaily, které musí zpracovat si „vlaječkují“ v doručené poště a na kartě úkoly mají přehled, co mají zpracovat. Microsoft v předplatném Office 365 přichází s novým nástrojem, a tím je Planner. Uspořádejte si svoji práci do uceleného systému. Získejte přehled nad průběhem projektů a díky upomínkám nezapomenete na termíny. Manažerům dává přehled, kteří zaměstnanci jsou přetížení a kdo projekt posunul nejvíce kupředu. Podřízení dostávají do ruky přehled, co mají splnit a v jakém termínu.

Práce s Plannerem je podrobně popsána ve videu níže:

Když se úkoly stávají nepřehlednými …

S přibývající agendou ke zpracování přichází doba, kdy se v úkolech začínáte ztrácet. Máme vlaječky u více emailů, které se vztahují ke stejnému problému. S Plannerem si konečně uděláte v práci pořádek. Není tak robustní jako Microsoft Project, který je vhodný pro velké projekty, stanovení kritické cesty, vytvoření Ganttova diagramu a mnoho dalšího.

Podíváme se na to pěkně od začátku

Z úvodní stránky Office.com přejdeme do aplikace Planner. Uvítá vás centrum Planneru. Je zatím prázdné. Později se v něm zobrazují poslední plány. Pokud už máte v Office 365 založenou skupinu, bude pro ni pod položkou „Všechny plány“ založený plán. My si pro účely tohoto tutoriálu vytvoříme plán na GDPR. V každém plánu můžeme úkoly členit do skupin (kontejnerů) podle tématu, fáze projektu nebo jiného schématu. Ti, co nechtějí úkoly členit, si vystačí s prvním automaticky vytvořeným kontejnerem Úkoly.

V GDPR plánu budeme potřebovat dva kontejnery. První se bude týkat postupu při výběru dodavatele GDPR.

Protože víme, co po nás přibližně dodavatel bude chtít, v předstihu si naplánujeme do druhého kontejneru analýzu procesů ve firmě, kde se s osobními daty pracuje nebo by se mohlo pracovat.

Kontejnery v plánech

Při používání jednoho plánu pro celý tým bude každý kontejner sdružovat úkoly spadající do jednoho projektu.

Zadáváme svůj první úkol

Klepneme na + v kontejneru, kam chceme přidat nový úkol, v našem plánu pro výběr dodavatele budeme chtít oslovit doporučené tři firmy. Vytvoříme úkol s názvem Zaslat poptávky na dodavatele GDPR. Úkol rozvedeme klepnutím na něj. Přidáme podrobnější popis, dílčí úkoly, přílohy můžeme připojit z počítače nebo ze sdíleného uložiště SharePoint, komentáře a barevné označení pro snadnější orientaci a filtrování. Když na úkolu začneme pracovat, změníme v detailu úkolu na probíhá. Po dokončení změníme stav na dokončeno.

TIP: Dokončit úkol lze bez otevírání podrobností pomocí fajfky v pravém horním rohu.

Náhled úkolu

Jak si stojíme

Manažerským úkolem je řídit lidi a mít přehled o průběhu projektů. Stává se, že jeden zaměstnanec má úkolů příliš, zatímco druhý nic nedělá. Přijde porada. Planner přijde s jasnými grafy, jak se náš projekt GDPR pohnul.

Z pohledu běžného pracovníka týmu je důležité, co má udělat. Často se účastní více projektů, dostává na starost úkoly z různých oddělení, tedy řečí Planneru i z jiných plánů. Pro něj je přehled Moje úkoly. Tady dostává informace o všech úkolech, které se ho týkají napříč plány.

Co když se nepodívám do Planneru?

Však on se sám připomene 😊 Planner zasílá přehled s úkoly, které měly být hotové, ale nestihli jste to. Úkoly, které byste měli stihnout dneska a co Vás čeká v nejbližších dnech.

Tipy závěrem

Planner není osamocená aplikace. Je součástí rodiny Office 365. Je atraktivní při propojení s dalšími aplikacemi. Plán jde připojit jako samostantná karta do Teams, přidávat k úkolům soubory z Teamsu. Planner je součástí již nejnižšího předplatného Office 365 Business Essentials.

Chcete se o Planneru dozvědět více? Vyplňte formuláře níže a my se vám co nejdříve ozveme zpět.