slider

Konec bojů o zasedačky s Office 365

S rostoucí firmou přibývá lidí a potřeba rezervace zasedacích místností v budově. Často se využívá sekretářky, která má časových rozvrh a ví, kdy je zasedací místnost ještě volná. Správná moderní firma, co využívá a žije s moderními technologiemi vede takové záležitosti v počítači. Ukážeme si, jak toto zvládá Office 365. Tuto funkcionalitu má již Essentials plán. Mimo zasedacích místností takto lze spravovat auta či vybavení, které si zaměstnanci ve firmě půjčují.

Nejprve správce vytvoří v administraci zasedací místnosti, které můžete pojmenovat dle libosti. My v Artexu máme 2 zasedací místnosti a jednu testovací pro účely tohoto článku. Při vytváření místnosti se pro ní vytvoří emailová adresa a kalendář. Volitelně někoho nominujete jako správce místnosti. Správce vidí v kalendáři, kdo si danou místnost rezervoval a podrobnosti ke schůzce, může nastavit zda-li bude rezervaci schvalovat ručně nebo se tak bude dít automaticky.

Postup je stejný jako při vytváření obyčejné schůzky v kalendáři. Vytvořím novou událost v kalendáři, pozvu účastníky (nutné pro zobrazení tlačítka „Místnosti“), v řádku „Místo konání“ klepnu na tlačítko místnosti a vyberu požadovanou místnost.

Vyplní se do místa konání název zasedačky a přidá se i mezi účastníky schůzky. Naše místnosti mají nastavené automatické schvalování, a tak chvíli po odeslání schůzky dorazí email o přijetí schůzky. Místnost se chová jako další účastník schůzky. V případě, že je místnost obsazená, schůzka bude odmítnuta.

Vyhledání volného místa v zasedačce

Zasedačka má vytvořený kalendář, který si můžete přidat stejně jako kalendář Vašich kolegů. Stačí v adresáři vyhledat název zasedací místnosti. Výchozí nastavení kalendáře umožňuje vidět, zda-li je zasedačka obsazená.  Pro podrobnosti potřebujete získat vyšší oprávnění ke kalendáři, která Vám může udělit správce místnosti. Pak vidíte i další podrobnosti ke schůzkám.

Další variantou je využití pomocníka pro plánování. Po otevření se zobrazí náhled kalendářů ostatních účastníků schůzky z Vaší firmy.

Tlačítkem „Přidat místnosti“ se zobrazí seznam místností, vyberete jednu nebo více. Vybrané místnosti se zobrazí v řádku pod uživateli jako další účastník schůzky. Mají před sebou symbol domečku. V řádku nad účastníky se zobrazuje, kdy mají čas všichni účastníci a vybraná místnost.

Jak na to v online verzi Outlooku?

Velmi jednoduše. Začneme tím, že vytvoříte v kalendáři novou událost. Nastavíme požadovaný čas a klepneme do políčka „Místo konání“, rozbalí se menu posledních míst, vybereme poslední možnost „Přidat místnost“.

Zobrazí se Vám zasedací místnosti k dispozici v daný čas. Na další záložce „Všechny místnosti“ se můžete podívat na všechny, tedy i obsazené místnosti.

Pokud máte zájem o další informace o platformě Office 365, kontaktujte prosím náš tým pomocí formuláře níže:

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.