Outlook v Office 365 umí mnohem více než jenom posílat a přijímat poštu. Zorganizujte si svůj čas díky kalendáři. V následující dokumentaci si ukážeme, jak se na kalendář dostaneme, vytvoříme událost a pozveme na ni další účastníky. V našem případě si vytvoříme schůzku a pozveme jednoho účastníka.
Vytvoření události v kalendáři a pozvání účastníků – aplikace
Otevřete aplikaci Outlook. Vlevo dole klepněte na symbol kalendáře.
V kalendáři vyberte den a čas, kdy událost bude začínat a vlevo nahoře klepněte na tlačítko Nová událost.
V okně Událost vyplňte Předmět (Název události), nastavte dobu trvání schůzky. Rámeček pod časem můžete využít k dalším poznámkám dle Vašeho uvážení např. k rozpisu probíraných témat.
? Nedoporučujeme používat rámeček pod časem schůzky k soukromým poznámkám, protože se podrobnost odešlou i pozvaným osobám. Povšimněte si v kategorii Možnosti stav Zaneprázdněn. Toto nastavení využijete při sdílení kalendáře. Vaši kolegové tak snadno zjistí, že máte jednání a nebudou Vás rušit. Více viz sdílení kalendáře.
Nyní máte vyplněné detaily události, pokud nechcete nikoho pozvat, stačilo by klepnout vlevo na Uložit a zavřít, událost by se vložila do kalendáře a měli byste hotovo. Vy chcete ještě pozvat účastníky schůzky, proto zvolíte možnost Pozvat účastníky na pásu karet.
Nad předmětem schůzky se Vám zobrazí možnost políčko Komu, kam napíšete emailové adresy účastníků, které chcete pozvat a klepnete na Odeslat. Okno se zavře.
? Prohlédněte si, co dalšího Vám kalendář Outlooku nabízí. Tlačítko Zrušit schůzku zruší schůzku ve Vašem kalendáři a zároveň odešle všem účastníkům email o zrušení schůzky (za předpokladu, že jste již odeslali pozvánky). Dále si například můžete nastavit, jak dlouho před událostí Vás Outlook upozorní na nadcházející událost.
? A je hotovo! Událost se uložila do kalendáře a odeslala se pozvánka účastníkům schůzky.
Vytvoření události v kalendáři a pozvání účastníků – web
Přihlaste se do webového rozhraní přes stránku mail.office365.com pomocí svojí emailové adresy. Klepněte vlevo na tlačítko s 9 bílými čtverečky v modrém poli. Z nabídky vyberte možnost Kalendář.
Vyberte si den, kdy se má událost konat. Vytvořit událost lze dvojklikem na den nebo pomocí tlačítka Nový nad kalendářem.
Otevře se Vám okno události. Zadejte název, čas popřípadě další podrobnosti události.
V pravé části okna máte možnost pozvat další účastníky akce. Zadejte emailové adresy, na které chcete zaslat pozvánky.
? Při klepnutí na + v řádku Pozvat lidi můžete vyhledávat kontakty ve Vaší organizaci.
Nyní už stačí klepnout na Odeslat v levé části okna Události.
? A je hotovo! Událost se uložila do kalendáře a odeslala se pozvánka účastníkům schůzky.
Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost ráce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Pošta i aplikace fungují také bez přístupu k internetu. Po připojení se všechna data automaticky synchronizují. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.
5 důvodů, proč přejít na Office 365:
- pracujete ve známém prostředí aplikací MS Office
- všechny aplikace jsou vždy v nejaktuálnější verzi
- své dokumenty máte na dosah ze všech zařízení
- garance bezpečnosti a průběžné zálohy dat
- bez nutnosti fyzické instalace programů
