Jak v Office 365 vytvořit událost a pozvat účastníky

Outlook v Office 365 umí mnohem více než jenom posílat a přijímat poštu. Zorganizujte si svůj čas díky kalendáři. V následující dokumentaci si ukážeme, jak se na kalendář dostaneme, vytvoříme událost a pozveme na ni další účastníky.  V našem případě si vytvoříme schůzku a pozveme jednoho účastníka.

Vytvoření události v kalendáři a pozvání účastníků – aplikace

Otevřete aplikaci Outlook. Vlevo dole klepněte na symbol kalendáře.

1

V kalendáři vyberte den a čas, kdy událost bude začínat a vlevo nahoře klepněte na tlačítko Nová událost.

2

V okně Událost vyplňte Předmět (Název události), nastavte dobu trvání schůzky. Rámeček pod časem můžete využít k dalším poznámkám dle Vašeho uvážení např. k rozpisu probíraných témat.

3

💡 Nedoporučujeme používat rámeček pod časem schůzky k soukromým poznámkám, protože se podrobnost odešlou i pozvaným osobám. Povšimněte si v kategorii Možnosti stav Zaneprázdněn. Toto nastavení využijete při sdílení kalendáře. Vaši kolegové tak snadno zjistí, že máte jednání a nebudou Vás rušit. Více viz sdílení kalendáře.

Nyní máte vyplněné detaily události, pokud nechcete nikoho pozvat, stačilo by klepnout vlevo na Uložit a zavřít, událost by se vložila do kalendáře a měli byste hotovo. Vy chcete ještě pozvat účastníky schůzky, proto zvolíte možnost Pozvat účastníky na pásu karet.

4

Nad předmětem schůzky se Vám zobrazí možnost políčko Komu, kam napíšete emailové adresy účastníků, které chcete pozvat a klepnete na Odeslat. Okno se zavře.

5

💡 Prohlédněte si, co dalšího Vám kalendář Outlooku nabízí. Tlačítko Zrušit schůzku zruší schůzku ve Vašem kalendáři a zároveň odešle všem účastníkům email o zrušení schůzky (za předpokladu, že jste již odeslali pozvánky). Dále si například můžete nastavit, jak dlouho před událostí Vás Outlook upozorní na nadcházející událost.

👍 A je hotovo! Událost se uložila do kalendáře a odeslala se pozvánka účastníkům schůzky.

Vytvoření události v kalendáři a pozvání účastníků – web

Přihlaste se do webového rozhraní přes stránku mail.office365.com pomocí svojí emailové adresy. Klepněte vlevo na tlačítko s 9 bílými čtverečky v modrém poli. Z nabídky vyberte možnost Kalendář.

6
Vyberte si den, kdy se má událost konat. Vytvořit událost lze dvojklikem na den nebo pomocí tlačítka Nový nad kalendářem.

7
Otevře se Vám okno události. Zadejte název, čas popřípadě další podrobnosti události.

8
V pravé části okna máte možnost pozvat další účastníky akce. Zadejte emailové adresy, na které chcete zaslat pozvánky.

9

💡 Při klepnutí na + v řádku Pozvat lidi můžete vyhledávat kontakty ve Vaší organizaci.

Nyní už stačí klepnout na Odeslat v levé části okna Události.

10

👍 A je hotovo! Událost se uložila do kalendáře a odeslala se pozvánka účastníkům schůzky.


Co je Office 365?

Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost ráce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Pošta i aplikace fungují také bez přístupu k internetu. Po připojení se všechna data automaticky synchronizují. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

5 důvodů, proč přejít na Office 365:

  1. pracujete ve známém prostředí aplikací MS Office
  2. všechny aplikace jsou vždy v nejaktuálnější verzi
  3. své dokumenty máte na dosah ze všech zařízení
  4. garance bezpečnosti a průběžné zálohy dat
  5. bez nutnosti fyzické instalace programů

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.