Microsoft Teams: Zaparkujte tým do archivu

Uživatelé služby Microsoft Teams mají starosti, co s týmem, který už nepotřebují. Nechtějí tým smazat, aby nepřišli o svá data, konverzace, soubory a další informace, které vznikly v průběhu projektu. MS Teams umožňují archivaci projektu.

Archivace je proces, který uzamkne tým. Od okamžiku archivace již nelze přidávat další konverzace, další karty. Volitelně lze pracovat se soubory na SharePointu nebo je nastavit, stejně jako zbytek týmu, jenom pro čtení. Nepřijdete ani o vyhledávání obsahu v týmech. Zůstává právo vlastníka na přidání a odebírání členů týmu.

Postup archivace:

  • V levé liště pod týmy se podíváme do nastavení ⚙
  • Ve správě týmů vyvoláme kontextovou nabídku -> Archivovat tým
  • Rozhodneme se, zdali necháme SharePoint knihovnu jenom pro čtení či povolíme úpravy
  • Archivovaný tým v seznamu týmů se označí symbolem archivu a přesune se pod aktivní týmy do rozbalovací sekce Více

Proces archivace smí provádět vždy pouze vlastník týmu, stejně tak přidávání a odebírání členů týmu. Kvůli správě archivovaných týmů doporučujeme tyto uživatele nemazat, v opačném případě je třeba se ujistit, že tým má i další vlastníky, kteří můžou daný tým dále spravovat. Proces obnovy je stejně snadný. Místo archivace v kontextové nabídce vyberete položku Obnovit tým.

Podobným způsobem lze pracovat i s kanály, to si ukážeme v některém z dalších článků, které budou věnovány aplikaci MS Teams.


Pokud máte zájem o další informace o MS teams nebo o platformě Office 365, kontaktujte prosím náš tým na e-mailu info@artex-is.cz či pomocí formuláře níže:

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

Office Lens – skener vždy po ruce

OneNote je oblíbeným nástrojem pro tvorbu zápisků z porad, přednášek nebo schůzek se zákazníky. Poznámkový blok není omezen stránkami jako Word. Uživatel má svobodu ve vytváření textových oddílů kdekoli v prostoru. Většina lidí si z flipchartu opisuje informace, aniž by tušili, že Office má nástroj Office Lens, který je zbaví této práce. Office Lens je aplikace dostupná na mobilní zařízení Android, iOS a Windows a Windows Phone.

Když chcete k zápisu z porady přidat obrázek z tabule, pomocí aplikace Office Lens ji vyfotíte. Aplikace sama fotku ořízne, aby zůstala jenom tabule. Při focení z úhlu aplikace sama obrázek narovná. Při focení vizitek lze automaticky vytvořený kontakt uložit do telefonu nebo Outlooku.

Při focení vizitky i tabule je třeba dostat objekt do oranžového čtyřúhelníku, jak je vidět na obrázku. Je třeba aby byly zřetelné hrany, které chcete fotit. Pokud budete fotit bílou vizitku na bílém stole, s největší pravděpodobností se vám vizitku vyfotit správně nepodaří. Tabule by měla mít barevný rámeček.

Jak na první spuštění:

  • ● Stáhněte si aplikaci Office Lens z obchodu pro danou platformu
  • ● Zvolte typ objektu (Fotka, Dokument, Tabule, Vizitka), který chcete do OneNote přenést
  • Vyfoťte ho
  • ● Podívejte se, jestli je objekt vyfocen správně, případně udělejte opravu
  • ● Vyberte, jestli chcete obrázek uložit do galerie telefonu nebo OneNote
  • ● Pokud nejste přihlášeni k vašemu účtu Microsoft, přihlaste se
  • ● Obrázek se uloží do OneNote, máte-li k dispozici připojení k internetu

Zajímalo by vás více o aplikaci OneNote a jejím využití ve vaší firmě nebo organizaci? Zanechte nám na sebe kontakt a my se vám ozveme. Nabízíme školení, jak efektivně využít OneNote při každodenní pracovní agendě.


Pokud máte zájem o další informace o aplikaci OneNote či o platformě Office 365, kontaktujte prosím náš tým na e-mailu info@artex-is.cz či pomocí formuláře níže:

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

Microsoft Teams je nově zdarma!

Microsoft Teams je nově dostupný zdarma pro zájemce, kteří nemají placenou verzi. Teams je nástroj, který umožňuje efektivní spolupráci v rámci týmu, založenou na chatování. Podobných aplikací lze najít více, příkladem může být aplikace Slack. Microsoft se vydává stejnou cestou a nabízí neplacenou verzi pro všechny zájemce.

Verze zdarma má tyto parametry a omezení:

  • ● Tým má k dispozici 10 GB sdíleného prostoru pro dokumenty
  • ● Každý uživatel v rámci týmu má k dispozici 2 GB úložného prostoru pro své dokumenty
  • ● Týmy mohou zahrnovat maximálně 300 uživatelů
  • ● Zabudovaný nástroj pro audio a video hovory v rámci týmu, jak pro celý tým, tak individuálně
  • ● Možnost přidání si informací z dalších aplikací, jako například Adobe, Evernote, Trello a další
  • ● Integrovaná podpora aplikací Office Online, jako je Word, Excel, PowerPoint a OneNote

Pro firmy a organizace, které si chtějí vyzkoušet placené funkce Teams, rádi zařídíme zkušební verzi na 30 dní. Mimo aplikace Teams dostanete k vyzkoušení i OneDrive pro firmy a aplikace Office na počítač Windows nebo Mac.


Pokud máte zájem o zkušební verzi zdarma či o další informace o MS teams nebo o platformě Office 365, kontaktujte prosím náš tým na e-mailu info@artex-is.cz či pomocí formuláře níže:

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

SharePoint zvětšuje kapacitu

Digitální transformace firem postupuje. Cloudu se přestává bát čím dál méně firem. Do cloudu se přesouvají stále větší objemy dat. Microsoft naslouchá svým zákazníkům. Přání zákazníků bylo navýšení kapacity uložiště SharePoint. S tímto uložištěm pracují zákazníci, aniž by si tuto skutečnost uvědomovali.

Každý tenant Office 365 má k dispozici 1 TB cloudového prostoru SharePoint. Dosud bylo za každého uživatele k dispozici dalších 500 MB. Nově za každého uživatele firma obdrží 10 GB. Jedná se tedy o dvacetinásobný nárůst kapacity za každého uživatele v Office 365 s licencí (netýká se SharePoint online kiosk, Office 365 F1 a Microsoft F1).

Tato změna se postupně projeví ve vlnách. Poslední tenanty Office 365 tuto změnu pocítí v srpnu.


Pokud máte zájem o další informace o platformě Office 365, kontaktujte prosím náš tým na e-mailu info@artex-is.cz či pomocí formuláře níže:

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

Oprávnění uživatelů v aplikaci MS Teams

Microsoft Teams je aplikace pro týmovou spolupráci, která vznikla v dílně Microsoftu jako konkurence aplikací. Teams na rozdíl od podobných aplikací využívá primárně aplikací z rodiny Office 365, ale umí napojit i další aplikace jako Google disk, Evernote, Asana, Google Analytics a mnoho dalších. V Microsoft Teams můžete nastavit pro členy a hosty různá oprávnění.

Nejprve si řekneme, jaké role v MS Teams existují:

  • ● Vlastník
  • ● Člen
  • ● Host

Vlastník týmu má nevyšší oprávnění. Administruje chod celého týmu, nastavuje oprávnění ostatním členům i hostům. Při vytváření týmu se uživatel automaticky stává vlastníkem. Člen týmu je uživatel, který je do týmu pozván nebo se sám přidal do veřejného týmu. Musí mít firemní účet Office 365 z organizace. Novinkou v Teams je přidávání hostů. Host je uživatel z jiné firmy, který má live ID nebo účet Office 365 v jiné společnosti.

💡 TIP: V případě, že je v týmu host, zobrazuje se pod názvem týmu upozornění o přítomnosti lidí z jiné firmy.

Nastavení oprávnění členů a hostů týmu se provádí v nastavení celého týmu. Do nastavení celého týmu se dostanete cestou přes tři tečky na konci názvu týmu -> Správa týmu.
Pozor! Neplést si tým a kanál(y), které jsou rozbalené pod týmem.

Nyní jste se ocitli v seznamu členů týmu, kde se přidávají noví členové týmu, nastavují role a odstraňují uživatelé, kteří už v týmu nemají co dělat. Posuneme se dále do nastavení.

Tady se nastaví, co řadoví členové, vlastníci či hosté smí v týmu a kanálech dělat. Pro hosty můžeme ještě separátně nastavit práva na vytváření a mazání jednotlivých kanálů.

Pro členy týmu lze nastavit tato oprávnění:

  • ● Povolit vytváření a aktualizaci kanálů
  • ● Povolit členům odstraňovat a obnovovat kanály
  • ● Povolit členům přidávat a odebírat aplikace
  • ● Povolit členům vytvářet, aktualizovat a odebírat karty
  • ● Povolit členům vytvářet, aktualizovat a odebírat konektory
  • ● Dejte členům možnost mazat vlastní zprávy.
  • ● Dejte členům možnost upravovat vlastní zprávy.

Zvláštní nastavení pro hosty:

  • ● Povolit vytváření a aktualizaci kanálů
  • ● Povolit hostům odstraňovat kanály

Pro kanál Obecné, který se automaticky založí jako první kanál pro týmovou komunikaci a spolupráci, je ještě speciální nastavení. Vyberte si možnost, která nejvíce vyhovuje vašim potřebám.


Pokud máte zájem o další informace o platformě Office 365, kontaktujte prosím náš tým na e-mailu info@artex-is.cz či pomocí formuláře níže:

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

 

Jak obnovit smazaný kalendář v Outlooku

Když si smažete kalendář, ještě není vše ztraceno…

Nestíháte, šéf na vás křičí, že ta smlouva měla být zaslána klientovi už minulý týden, zběsile klikáte v Outlooku a najednou uděláte osudovou chybu. Zmáčknete pravé tlačítko a omylem si smažete svůj kalendář. Ano, i toto se může stát. Pokud máte naplánovány schůzky hodně dopředu, dostane vás taková událost do nepříjemné situace, kdy na nějakou obchodní schůzku s klientem nedorazíte.

Pokud máte v Office 365 zakoupenou licenci, která obsahuje licenci na počítač, nejčastěji to bývá Business Premium, lze v Outlooku na počítači zobrazit i smazané kalendáře. Ukážeme v tomto krátkém návodu jak snadno na to.

Otevřeme si Outlook a v navigačni liště, kde se přepínáte mezi poštou, kalendáři a úkoly, zvolíme tři tečky na konci. Rozbalí se nabídka, kde nás bude zajímat položka Složky.

Změní se zobrazení složek pošty vlevo. Nyní jsou zobrazeny další složky, které v běžném zobrazení nejsou viditelné. Odstraněná pošta se symbolem koše má tlačítko pro rozbalení podsložek.

Po rozbalení se objeví odstraněné kalendáře. Klepnutím jej otevřete. Pro zobrazení zpátky mezi kalendáře na něj je třeba klepnout pravým tlačítkem, zvolit nový kalendář, napsat jméno kalendáře a potvrdíte OK.

Ještě si na závěr znovu zrekapitulujeme postup:

  1. Otevřít další položky navigace
  2. Složky
  3. Rozbalit odstraněnou poštu
  4. Přidat si odstraněný kalendář jako nový kalendář do Outlooku

Pokud máte zájem o další informace o platformě Office 365, kontaktujte prosím náš tým na e-mailu info@artex-is.cz či pomocí formuláře níže:

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

Úskalí malé e-mailové schránky

Často se setkáváme se zákazníky, kteří při začátku podnikání začali s e-mailovou schránkou, která již neodpovídá současným potřebám. Jedná se zejména o zabezpečení a nedostatečný prostor. Ten se často pohybuje okolo 1 GB dat. To při dnešní velikosti souborů a množství e-mailových zpráv není dostačující. Zaměstnanci pak musí starší zprávy mazat nebo archivovat. Mnoho z nás zažilo situaci, kdy jsme museli odmazat nějaké zprávy, aby bylo možné odeslat poštu. Skutečností je, že málokdo si archiv pošty zálohuje. Prostě ho vytvoříme a spoléháme na to, že záloha nebude potřeba. Neuvědomujeme si, že pošta v archivu již není na serveru, ale pouze v našem počítači. V případě, že se s počítačem něco stane, přicházíme o cennou historickou poštu.

Řešením je Office 365, který již v základních plánech poskytuje uživatelům službu Exchange Online a schránku o velikosti 50 GB. Tato velikost vystačí většině lidí na několik let. Kromě většího prostoru je síla Exchange Online v zabezpečení, kde je e-mailová schránka chráněna proti nežádoucímu softwaru, jako jsou viry nebo phishingové útoky. Dále je zdarma k dispozici spamový filtr, který významně omezí množství nežádoucí pošty. Výhodou je, že není potřeba mazat takovéto zprávy a ztrácet zbytečně náš drahocenný čas. V případě, že by někomu nestačila schránka o velikosti 50 GB, jsou k dispozici vyšší plány, které nabízejí 100 GB prostoru a neomezený on-line archiv. To je obdobou lokálního archivu pošty, jenom dojde k uložení starší pošty na server. Máte tak jistotu, že se ke staré poště dostanete kdykoli, i v případech, kdy dojde k selhání počítače nebo jeho ztrátě či odcizení.

Co získáte schránkou spravovanou na Microsoft Exchange?

  • ● Schránku hostovanou v moderních datových centrech Microsoftu
  • ● Prostor pro vaše emaily o velikosti 50 GB
  • ● Možnost rozšíření na 100 GB a neomezený on-line archiv
  • ● Ochranu poštovní schránky před nežádoucím softwarem (anti-malware ochrana)
  • ● Ochranu před nevyžádanou poštou (spamový filtr)
  • ● Podpora zabezpečení pomocí SPF a DKIM
  • ● Snížení velikosti přenášených emailů

Možnost snížit velikost posílaných e-mailů zatím nebyla zmíněna. Díky uložišti OneDrive pro firmy nemusíte posílat v e-mailu soubory, ale můžete pouze poslat odkaz na své úložiště souborů. Díky tomu lze poslat e-mail s odkazem na velké soubory, které by jinak nebylo možné e-mailem odeslat. Při odeslání odkazu máte kontrolu nad tím, kdo se k souboru dostane. Zároveň nemusíte posílat nový e-mail, v případě, že jste udělali v zasílaném souboru nějaké dodatečné změny a příjemce ho například otevře se zpožděním. Díky zaslání odkazu na úložiště tak vždy všichni otvírají aktuální verzi souboru.


Pokud máte zájem o další informace o platformě Office 365, kontaktujte prosím náš tým na e-mailu  info@artex-is.cz či pomocí formuláře níže:

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

Konec bojů o zasedačky s Office 365

S rostoucí firmou přibývá lidí a potřeba rezervace zasedacích místností v budově. Často se využívá sekretářky, která má časových rozvrh a ví, kdy je zasedací místnost ještě volná. Správná moderní firma, co využívá a žije s moderními technologiemi vede takové záležitosti v počítači. Ukážeme si, jak toto zvládá Office 365. Tuto funkcionalitu má již Essentials plán. Mimo zasedacích místností takto lze spravovat auta či vybavení, které si zaměstnanci ve firmě půjčují.

Nejprve správce vytvoří v administraci zasedací místnosti, které můžete pojmenovat dle libosti. My v Artexu máme 2 zasedací místnosti a jednu testovací pro účely tohoto článku. Při vytváření místnosti se pro ní vytvoří emailová adresa a kalendář. Volitelně někoho nominujete jako správce místnosti. Správce vidí v kalendáři, kdo si danou místnost rezervoval a podrobnosti ke schůzce, může nastavit zda-li bude rezervaci schvalovat ručně nebo se tak bude dít automaticky.

Postup je stejný jako při vytváření obyčejné schůzky v kalendáři. Vytvořím novou událost v kalendáři, pozvu účastníky (nutné pro zobrazení tlačítka „Místnosti“), v řádku „Místo konání“ klepnu na tlačítko místnosti a vyberu požadovanou místnost.

Vyplní se do místa konání název zasedačky a přidá se i mezi účastníky schůzky. Naše místnosti mají nastavené automatické schvalování, a tak chvíli po odeslání schůzky dorazí email o přijetí schůzky. Místnost se chová jako další účastník schůzky. V případě, že je místnost obsazená, schůzka bude odmítnuta.

Vyhledání volného místa v zasedačce

Zasedačka má vytvořený kalendář, který si můžete přidat stejně jako kalendář Vašich kolegů. Stačí v adresáři vyhledat název zasedací místnosti. Výchozí nastavení kalendáře umožňuje vidět, zda-li je zasedačka obsazená.  Pro podrobnosti potřebujete získat vyšší oprávnění ke kalendáři, která Vám může udělit správce místnosti. Pak vidíte i další podrobnosti ke schůzkám.

Další variantou je využití pomocníka pro plánování. Po otevření se zobrazí náhled kalendářů ostatních účastníků schůzky z Vaší firmy.

Tlačítkem „Přidat místnosti“ se zobrazí seznam místností, vyberete jednu nebo více. Vybrané místnosti se zobrazí v řádku pod uživateli jako další účastník schůzky. Mají před sebou symbol domečku. V řádku nad účastníky se zobrazuje, kdy mají čas všichni účastníci a vybraná místnost.

Jak na to v online verzi Outlooku?

Velmi jednoduše. Začneme tím, že vytvoříte v kalendáři novou událost. Nastavíme požadovaný čas a klepneme do políčka „Místo konání“, rozbalí se menu posledních míst, vybereme poslední možnost „Přidat místnost“.

Zobrazí se Vám zasedací místnosti k dispozici v daný čas. Na další záložce „Všechny místnosti“ se můžete podívat na všechny, tedy i obsazené místnosti.

Pokud máte zájem o další informace o platformě Office 365, kontaktujte prosím náš tým pomocí formuláře níže:

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

 

Outlook: „Certifikáty jsou nebezpečné!“

Měli jste dostat přílohu, která nedošla? Z bezpečnostních důvodů Outlook z emailů odstraňuje přílohy, které by mohly být pro uživatele potenciálně nebezpečné. Nejčastěji se blokují spustitelné soubory s příponou .exe, které mohou obsahovat škodlivý virus. Outlook takovou přílohu z emailu odstraní, aby nepozorný uživatel škodlivou přílohu nestáhnul nebo nespustil, a zobrazuje hlášku „Aplikace Outlook zablokovala přístup k následujícím přílohám, které mohou být nebezpečné,“ byť se v následujícím případě jedná o aplikaci iSingum pro správu certifikátů České pošty.

Jak toto souvisí s nadpisem? Outlook blokuje i přílohy, u kterých Vám může značně znepříjemnit život, a těmi jsou certifikáty. Certifikáty jsou totiž potenciálně nebezpečné z důvodu, že můžete označit za důvěryhodnou autoritu podvodný server. Problém nastává často u bank. Ze systému Vám zašlou certifikáty k internetovému bankovnictví, ale Outlook Vám je nedovolí otevřít. Máme celou řadu řešení tohoto problému.

Změna nastavení na Exchange serveru

Pokud používáte Office 365 a využíváte na poštu Exchange server, může správce učinit změnu nastavení blokovaných přípon.

Změna nastavení na straně příjemce zprávy

Uživatel nebo jeho správce výpočetní techniky můžou nastavit chování příloh i přímo na straně emailového klienta Outlook. Je nutné zasahovat do registrů systému a pro danou příponu udělit výjimku z výchozího nastavení.

Zdůrazňujeme, že oběma způsoby se vystavujete potenciálnímu riziku.

Jde to i jinak…

Při posílání mezi osobami lze toto nastavení obejít, ale je nutná spolupráce druhé strany, která soubor odesílá. První možností je uložení souboru do bezpečného cloudového uložiště, jakým je například OneDrive, jež je součástí již základní balíčku Office 365 Business Essentials, a emailem zaslat druhé straně jenom odkaz. Druhým způsobem je zabalení souboru do formátu ZIP nebo RAR. Pro zkušenější uživatele je i varianta zobrazení přípon souborů a změnit ji na jinou. Příjemce zase změní příponu souboru zpět.

Pokud máte zájem o další informace o platformě Office 365, kontaktujte prosím náš tým pomocí formuláře níže:

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

 

Jak stihnout GDPR s Plannerem

Lidé jsou zvyklí pracovat s úkoly v Outlooku. Emaily, které musí zpracovat si „vlaječkují“ v doručené poště a na kartě úkoly mají přehled, co mají zpracovat. Microsoft v předplatném Office 365 přichází s novým nástrojem, a tím je Planner. Uspořádejte si svoji práci do uceleného systému. Získejte přehled nad průběhem projektů a díky upomínkám nezapomenete na termíny. Manažerům dává přehled, kteří zaměstnanci jsou přetížení a kdo projekt posunul nejvíce kupředu. Podřízení dostávají do ruky přehled, co mají splnit a v jakém termínu.

Práce s Plannerem je podrobně popsána ve videu níže:

Když se úkoly stávají nepřehlednými …

S přibývající agendou ke zpracování přichází doba, kdy se v úkolech začínáte ztrácet. Máme vlaječky u více emailů, které se vztahují ke stejnému problému. S Plannerem si konečně uděláte v práci pořádek. Není tak robustní jako Microsoft Project, který je vhodný pro velké projekty, stanovení kritické cesty, vytvoření Ganttova diagramu a mnoho dalšího.

Podíváme se na to pěkně od začátku

Z úvodní stránky Office.com přejdeme do aplikace Planner. Uvítá vás centrum Planneru. Je zatím prázdné. Později se v něm zobrazují poslední plány. Pokud už máte v Office 365 založenou skupinu, bude pro ni pod položkou „Všechny plány“ založený plán. My si pro účely tohoto tutoriálu vytvoříme plán na GDPR. V každém plánu můžeme úkoly členit do skupin (kontejnerů) podle tématu, fáze projektu nebo jiného schématu. Ti, co nechtějí úkoly členit, si vystačí s prvním automaticky vytvořeným kontejnerem Úkoly.

V GDPR plánu budeme potřebovat dva kontejnery. První se bude týkat postupu při výběru dodavatele GDPR.

Protože víme, co po nás přibližně dodavatel bude chtít, v předstihu si naplánujeme do druhého kontejneru analýzu procesů ve firmě, kde se s osobními daty pracuje nebo by se mohlo pracovat.

Kontejnery v plánech

Při používání jednoho plánu pro celý tým bude každý kontejner sdružovat úkoly spadající do jednoho projektu.

Zadáváme svůj první úkol

Klepneme na + v kontejneru, kam chceme přidat nový úkol, v našem plánu pro výběr dodavatele budeme chtít oslovit doporučené tři firmy. Vytvoříme úkol s názvem Zaslat poptávky na dodavatele GDPR. Úkol rozvedeme klepnutím na něj. Přidáme podrobnější popis, dílčí úkoly, přílohy můžeme připojit z počítače nebo ze sdíleného uložiště SharePoint, komentáře a barevné označení pro snadnější orientaci a filtrování. Když na úkolu začneme pracovat, změníme v detailu úkolu na probíhá. Po dokončení změníme stav na dokončeno.

TIP: Dokončit úkol lze bez otevírání podrobností pomocí fajfky v pravém horním rohu.

Náhled úkolu

Jak si stojíme

Manažerským úkolem je řídit lidi a mít přehled o průběhu projektů. Stává se, že jeden zaměstnanec má úkolů příliš, zatímco druhý nic nedělá. Přijde porada. Planner přijde s jasnými grafy, jak se náš projekt GDPR pohnul.

Z pohledu běžného pracovníka týmu je důležité, co má udělat. Často se účastní více projektů, dostává na starost úkoly z různých oddělení, tedy řečí Planneru i z jiných plánů. Pro něj je přehled Moje úkoly. Tady dostává informace o všech úkolech, které se ho týkají napříč plány.

Co když se nepodívám do Planneru?

Však on se sám připomene 😊 Planner zasílá přehled s úkoly, které měly být hotové, ale nestihli jste to. Úkoly, které byste měli stihnout dneska a co Vás čeká v nejbližších dnech.

Tipy závěrem

Planner není osamocená aplikace. Je součástí rodiny Office 365. Je atraktivní při propojení s dalšími aplikacemi. Plán jde připojit jako samostantná karta do Teams, přidávat k úkolům soubory z Teamsu. Planner je součástí již nejnižšího předplatného Office 365 Business Essentials.

Chcete se o Planneru dozvědět více? Vyplňte formuláře níže a my se vám co nejdříve ozveme zpět.