slider

FindTime: Užitečný pomocník při plánování schůzek

Plánování schůzek může být mnohdy náročné, obzvláště když je potřeba najít volný čas v nabitých kalendářích více lidí. Velmi dobrým nástrojem na plánování schůzek, včetně vytvoření časových bloků ve vašem kalendáři, než se naplánuje finální termín schůzky, je právě doplněk FindTime.

Poznámka: Doplněk FindTime byl v době psaní tohoto článku dostupný pouze v angličtině a čeština zatím není dostupná.

Jak to celé funguje?

  • Nainstalujte si zdarma aplikaci FindTime (restartujte Outlook v počítači)
  • Otevřete Outlook v počítači nebo ve webovém prohlížeči a vyberte Novou zprávu
  • Zadejte jména účastníků plánované schůzky (Povinní účastníci = To/Komu, Nepovinní účastníci = Cc/Kopie)
  • Klikněte na novou položku na kartě Zpráva/Message > New Meeting Poll (FindTime)

  • Zobrazí se uživatelé, které jste zadali. V případě, že se jedná o člověka z vaší organizace, u kterého máte možnost vidět kalendář, bude se zobrazovat jeho dostupnost pro jednotlivé časové bloky v návaznosti na jeho kalendář (zelená nebo červená ikona). Jedná-li se o lidi mimo vaši organizaci, bude ikona šedá a informace o dostupnosti není k dispozici.

  • V dalším kroku vyberete termíny, kdy se chcete sejít. Můžete také definovat délku schůzky, pouze pracovní hodiny a časové pásmo.
  • Poté vyberete, kde se bude schůzka konat. Máte k dispozici vytvořit i online schůzku v Microsoft Teams. Také si můžete definovat, jestli budou navržené termíny blokovány ve vašem kalendáři, takže se vám nestane, že nabídnete stejný termín pro více schůzek. Další možností je automatické naplánování schůzky ve chvíli, kdy se shodnete na termínu. V tomto případě je při shodě na více termínech vybrán ten nejbližší. Můžete také dostávat notifikace o hlasování účastníků.

Doplněk FindTime může velmi usnadnit organizaci vašich schůzek a nebudete muset ztrácet zbytečně čas s jejich plánováním a koordinací. Je zapotřebí vyzkoušet v praxi. Může se vám stát, že při prvním použití narazíte na straně pozvaných lidí na nezkušenost s tímto doplňkem, který je jednoduchý, ale pro většinu lidí nový. I tak ho neváhejte  vyzkoušet!

Poznámky:

  • Doplněk je pouze v angličtině (platné květen 2020)
  • Pozvat můžete kohokoli, nemusí mít nainstalovaný tento doplněk
  • Tato funkce je dostupná pouze uživatelům Outlooku s předplatným Microsoft 365/Office 365

V případě dotazů na Microsoft 365 nebo FindTime nás neváhejte kontaktovat prostřednictvím formuláře. Ozveme se vám co nejrychleji.

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.