slider

Práce z domova – nad čím se zamyslet

Práce z domova je pro mnoho z nás novou zkušeností. Je proto důležité zaměřit se na několik oblastí, které vám s nastálou situací pomohou. Je potřeba mít nejenom správné vybavení a prostor pro práci, ale i pevně nastavená pravidla a pracovní dobu. Bez komunikace s kolegy na dálku se také neobejdete a bez reálného seznamu úkolů a obrany proti rozptýlení toho doma příliš neodpracujete.

Není se však čeho bát – jsme tu my a náš článek, který vás jednotlivými specifiky práce na dálku provede:

  1. Technické vybavení
  2. Prostor pro práci
  3. Domácí pravidla, aneb nežiji tu sám
  4. Ranní rituál a přestávky
  5. Stanovte si pracovní dobu
  6. Plánování dne
  7. Forma komunikace na dálku
  8. Nastavte si očekávání s nadřízeným
  9. Dejte pozor na rozptylování
  10. Pozorujte se

 

1. Technické vybavení

Dnes se dá fungovat z domova stejně, jako z práce. Stačí k tomu počítač (5 let starý počítač je většinou dostačující), telefon (chytrý nebo tlačítkáč, protože volat se občas musí) a připojení na internet (vysokorychlostní připojení, což už je dneska většinou standard). Dále pak je dobré mít sluchátka s mikrofonem (USB, jack, bezdrátová, ceny začínají na cca 100 Kč) a webovou kameru (externí nebo integrovanou v notebooku). Pomocí různých nástrojů a aplikací pak fungujete identicky. My používáme nástroje Office 365, které obsahují vše potřebné. Nejvíce pak „pracovní hub“ Microsoft Teams.

2. Prostor pro práci

Pracovat se dá doma teoreticky kdekoli, gauč, jídelní stůl, pracovna. Když budete doma 1 den, tak to asi nemusíte moc řešit. Ve chvíli, kdy ale budete pracovat z domova pravidelně, tak je dobré si vytvořit pracovní prostor a ten si přizpůsobit. Na co se zaměřit:

  • Dedikované pracovní místo (nejlépe mít pracovní stůl), včetně vhodné pracovní židle. Když budete sedět několik hodin u počítače, je potřeba nepodcenit pohodlí a ergonomii (pěkný článek najdete zde).
  • Uzpůsobit si pracovní prostor. Jedním ze základních doporučení je mít uklizený stůl. Čím více předmětů máte na pracovním stole, tím více roste vaše rozptýlení. Zkuste si schválně nechat pár hodin na stole nepořádek a pak si ho uklidit. Pozorujte sami sebe, jak se vám pracuje a jaká varianta je pro vás lepší.
  • Osvětlení je další věc, kterou je potřeba zohlednit. Od jara do podzimu je to s denním světlem dobré a nemusíte tolik umělé osvětlení řešit. Ale v případě, kdy pracujete po večerech nebo během zimních měsíců, tak je dobré tuto část pracovního prostoru také nepodcenit. Vyberte si tedy vhodnou lampičku nebo vyměňte osvětlení ve vašem pracovním prostoru.
  • Větrání a výměna vzduchu. I když to je možná zbytečné připomínat, je dobré si v místnosti, kde dlouhodobě pracujete, vyměnit pravidelně vzduch. Výhodou většiny našich domovů je, že můžeme otevřít okno, což se nedá říci o některých „moderních“ kancelářích.

3. Domácí pravidla, aneb nežiji tu sám

Ne každý má doma dostatečný prostor, aby si mohl zařídit soukromí a klid na práci. Zejména v současné situaci, kdy je neplánovaně doma přes den celá rodina (rodiče i děti). V těchto případech je nutné se domluvit na pravidlech a jejich respektování. Děti i partner by měli vědět, že když pracujete z domova, tak to neznamená, že máte volno. Je dobré si nastavit určité zásady, například klepání na dveře do pracovny, omezit vyrušování pracujícího člena domácnosti apod. Protože se nedá úplně eliminovat interakce členů domácnosti, je vhodné se domluvit na fungování a nastavit si přestávky, v rámci kterých se chvíli věnujete rodině. Má to i svůj psychologický význam, prostě si na chvíli odpočinete (nahrazuje to částečně interakce s kolegy v práci). V případě, že máte domácího mazlíčka, který je zvyklý na vaši pozornost, je dobré si také s ním nastavit pravidla během práce z domova.

4. Ranní rituál a přestávky

I když nejdu do práce a funguji z domova, je dobré dodržovat pár doporučení. Jedním z hlavních je nepodceňovat převlečení z pyžama do pracovního oblečení. Vypadá to možná jako nesmysl, ale prostě to funguje. Můžete to koneckonců sami vyzkoušet, jestli budete mít jiný pocit, když strávíte dopoledne v pyžamu při práci nebo když se oblečete a upravíte, jako byste šli mezi lidi. Dámy by neměly zapomínat na líčení, pánové zase na holení. Dále doporučujeme stanovit si čas, od kterého začnete pracovat. Důvodem je mentální nastavení, přepínáte z režimu domov do režimu práce. Jinak se vám může stát, že je čas oběda a vy jste de facto nic ještě neudělali. Na konci dne budete mít pravděpodobně zbytečné výčitky, kterým se dá vyhnout.

Další oblastí jsou přestávky a pauza na oběd. Opět velmi důležitá záležitost, kterou není radno podcenit. Stanovte si hned ráno, kdy si uděláte pauzy během dne a dodržujte je. Odpočinete si a naberete novou energii. Oběd je také důležitý. Protože zůstáváte doma, pojí se s tím většinou i příprava jídla. Musíte s tím počítat, že když si neuvaříte den předem, tak příprava vám zabere nějakou dobu. Zároveň na to myslete dopředu, ať si oběd užijete a nejíte opakovaně špagety se sýrem a kečupem nebo instantní polévku, protože je to rychlé. Dále pak nejezte na svém pracovním místě nebo ho změňte ze stavu pracovní prostor zpět na stav jídelní stůl. Jídlo si vychutnejte a odložte i jiné věci, které vás rozptylují, jako je telefon nebo čtení. Oběd můžete také prožít se svými blízkými.

5. Stanovte si pracovní dobu

I když nejste pod drobnohledem a některé věci můžete udělat dříve nebo později, je dobré si stanovit pracovní dobu. Například začnu v 8:00, protože bych stejně v tu dobu vyrazil do práce, abych tam byl na devátou. Budu pracovat do 12:00, v 10:00 si dám 15 minut pauzu. V poledne si vyčlením hodinu, abych si v klidu připravil a vychutnal dobrý oběd. Ve 13:00 opět začnu pracovat a skončím oficiálně v 17:00. A v 15:00 si dám zase 15 minut přestávku, v rámci které opustím své domácí pracovní místo. Tím by měla být zachována pracovní doba 8 hodin, s pauzou na oběd a zároveň by vám to mělo dát prostor dokončit naplánované věci.

6. Plánování dne

Pro někoho noční můra, pro jiného věc, bez které nemůže dobře fungovat, ale pro všechny určitá nutnost. I při práci doma je dobré si napsat hned po ránu nebo večer předchozího dne plán aktivit/úkolů. Připravit si seznam věcí, které chcete dokončit. Plán by měl být reálný, tzn. měli byste mít na seznamu věci, které je možné stihnout. Neměl by to být „wishlist“, seznam věcí, které bych měl udělat, ale nedají se reálně stihnout v tomto dni. Nevystavíte se tak zbytečně frustraci na konci dne. Pro plánování osobních úkolů můžete použít aplikaci Microsoft To-Do, která je součástí Office 365 a dostupná na všech vašich zařízeních.

7. Forma komunikace na dálku

Je důležité si uvědomit, že práce z domova má svá specifika. Prvním je ztráta interakce s kolegy. Je proto dobré si i nadále udržovat kontakt se svým týmem a kolegy. Moderní prostředky umožňují audio a video hovory. Ty částečně nahradí osobní styk, i když to není plnohodnotná náhrada. Z konverzace se totiž vytrácí non-verbální komunikace, která je běžnou součástí osobních schůzek. Z tohoto důvodu je nutné také více dbát na to, jakým způsobem píšeme a také vyhodnocujeme e-mailovou a chat komunikaci. Velmi často se stává, že příjemci zprávy si ji vysvětlují jinak, než mínil pisatel a vznikají pak zbytečné neshody nebo domněnky. Dostanete-li se do těchto situací, zvedněte telefon nebo udělejte audio hovor přes počítač a rychle si vše vysvětlete.

Vedoucí týmu by měli zařadit pravidelné interakce se svými lidmi. Vhodnou formou je pravidelná týmová schůzka. Jestli jste měli pravidelně poradu týmu, tak ji ve stejném čase zařaďte i v těchto chvílích, kdy mnoho z nás pracuje z domova. Zároveň není problém kombinovat schůzky, kdy část týmu je pohromadě a další část týmu je doma. Do schůzek je dobré také zakomponovat neformální část, kdy si navzájem nasdílíte, jak se cítíte, jak relaxujete a zvládáte současnou situaci. Tohle kolečko může být dobrou inspirací pro ostatní lidi ve vašem týmu.

Další formou komunikace jsou 1:1 on-line schůzky, pomocí kterých se domluvíte na aktivitách. On-line schůzky vám oproti běžnému telefonu umožňují nasdílet obrazovku a projít potřebné věci.

Při práci z domova se také doporučuje zvýšit míru komunikace. Angličtina pro to má výstižný pojem overcommunicate, jiným slovy navýšení běžné komunikace. Cílem je nahradit tok informací, které běžně získáme v kanceláři tím, že jsme v interakci s ostatními lidmi. Spoustu věcí totiž v kanceláři zaslechneme, přidáme se k neplánovaným debatám apod. To při práci z domova nejde uskutečnit, a tak je zapotřebí se více synchronizovat a informovat o tom, co se událo nebo by se mělo udělat. Je to možná nepříjemná záležitost, ale věřte, že je to dobrá věc pro fungování týmu na dálku.

8. Nastavte si očekávání s nadřízeným

Ať už jste vedoucí týmu nebo běžný pracovník, je dobré si vyjasnit, co lze udělat z domova a co nikoli. Na základě toho byste měli mít reálný seznam úkolů a bavit se společně, jak se posouvají dopředu a jaké jsou případně překážky. Za normálních okolností lze většinou práci z domova kombinovat s osobními schůzkami a návštěvnou kanceláře. V současnosti jsme více odkázáni pouze na práci z domova a ta má svá specifika.

9. Dejte pozor na rozptylování

Práce z domova přináší mnoho možností, jak trávit čas. Kromě domácích prací jsou to další zábavné záležitosti, které v práci nejsou dostupné nebo není společensky přijatelné se jim v pracovní době věnovat. Dávejte si tedy dobrý pozor na to, jak trávíte pracovní čas. Internet a komunikační aplikace jsou mocným žroutem času. Stačí se dostat do spirály zajímavých článků, neustálého sledování aktuálních informací nebo chatováním s kolegy a kamarády, kteří jsou také na home office. Zejména v současnosti je velmi těžké se tomuto pokušení ubránit, nicméně je dobré se věnovat práci a vyčlenit si na zábavné věci samostatný časový úsek, který si sami definujete. Je to těžké, ale nezbytné pro zachování rozumného výkonu. Doporučení je oddělit pracovní a soukromé aplikace, například na práci používat Microsoft Teams a na soukromé záležitosti Skype nebo WhatsApp. Stejně tak oddělit pracovní e-maily od soukromých, nejlépe použitím různých aplikací (pracovní je Outlook, soukromý je Pošta v rámci Windows 10, web nebo jiný poštovní klient). Není od věci také vypínat soukromé aplikace při práci, eliminujete tak prostor pro vaše vyrušení.

A v případě, kdy se potřebujete soustředit a něco dokončit, není od věci se odpojit. To lze udělat na 2 kliknutí myši.

10. Pozorujte se

Rada na závěr. Práce z domova je pro mnoho z nás novou zkušeností. Je proto dobré se pozorovat, vyhodnocovat a dělat změny. Udělejte si alespoň na začátku práce z domova na konci dne individuální schůzku sami se sebou. Vezměte papír a tužku, napište si, jak jste první, druhý a další dny na home office strávili. Co se povedlo a nepovedlo, za co můžete vy a co lze hodit na ostatní. Protože to nemusíte s nikým sdílet, můžete být k sobě upřímní. To vám pomůže zvýšit výkon při práci z domova, najít rozumnou rovnováhu mezi časem stráveným prací a soukromým životem. Také se můžete naučit něco nového o sobě, technologiích a chování lidí při změně.

 

V případě dalšího zájmu o technologie Office 365 a Microsoft Teams nás kontaktuje pomocí tohoto formuláře:

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.