slider

Představení služby Microsoft Forms

Služba Microsoft Forms, která je součástí Office 365, umožňuje snadno vytvářet průzkumy, hlasování a kvízy. K dispozici je průvodce, pomocí kterého konkrétní člověk snadno vytvoří požadovaný průzkum, kvíz nebo hlasování. Kromě základních možností, kde se vybírá typ otázky, například text, výběr z možností, datum, hodnocení nebo výběry z různých škál, jsou k dispozici různá nastavení, grafické možnosti apod.

Co Microsoft Forms umožňuje

Formulář, průzkum nebo kvíz může být určen pro interní nebo externí použití. Interní použití umožní vyplnění pouze lidem z vaší organizace a lze si vybrat, jestli se jedná o anonymní nebo neanonymní odpovědi. V případě neanonymních se doplní automaticky jméno a e-mailová adresa člověka. V případě externího použití je zapotřebí do formuláře zapracovat otázku na jméno a e-mailovou adresu, v případě, že tuto informaci požadujete.

Vámi vytvořený formulář využívá responzivní grafiku. Lze ho tedy snadno zobrazit a vyplnit jak v počítači, prostřednictvím libovolného internetového prohlížeče, nebo v mobilním telefonu, kde je vše uzpůsobeno velikosti obrazovky chytrého telefonu.

Formulář lze kromě zobrazení formou webové stránky také vložit jako objekt iframe do jiných webových stránek, dále můžete přímo ve službě vygenerovat QR kód, který si ve formě png obrázku stáhnete a můžete použít na tištěných materiálech. Lze tak snadno zajistit načtení formuláře v terénu a začlenit ho do různých marketingových nebo jiných dokumentů.

Formuláře mohou být základní, ale můžete také prostřednictvím větvení vytvářet složitější struktury. Lze tak v případě výběru konkrétní odpovědi přeskočit některé otázky, které jsou při výběru konkrétní odpovědi irelevantní.

K čemu lze Microsoft Forms využít

Škála využití je téměř neomezená a každá firma nebo organizace najde mnoho scénářů. My se velmi často v praxi setkáváme s těmito agendami.

Backoffice agenda, kdy se pomocí formuláře snadno nahlašují závady nebo chybějící věci. Takový formulář může backoffice manažer připravit za cca 15 minut a umístit ho k dispozici na intranet a také formou QR kódu například do kuchyněk nebo dalších společných místností, kde lze očekávat požadavek na jeho vyplnění. Velkou výhodou je, že člověk pouze vytáhne telefon, načte QR kód a vyplní potřebné informace. Office manažer pak obdrží notifikaci o nové položce formou e-mailové zprávy.

Dalším častým využitím jsou formuláře na získávání zpětné vazby od zákazníků a obchodních partnerů. V těchto případech lze používat různé varianty hodnocení, výběr z možností nebo dát prostor pro otevřené otázky a odpovědi.

Pro účely marketingu se velmi často formuláře používají pro registraci. Můžete velmi rychle vytvořit registrační formulář, který přidáte do zvacího e-mailu, umístíte na tištěný materiál nebo vložíte do webové stránky.

Vyhodnocení odpovědí

Odpovědi jsou zaznamenávány přímo ve službě Forms. Ty jsou pro tvůrce formuláře a lidi, kterým byly výsledky nasdíleny, dostupné na stránce služby Microsoft Forms. Výsledky jsou přehledně průběžně zpracovávány a v případě odpovědí, kde dává smysl zobrazení v grafické podobě, můžete vidět i přehledné grafy znázorňující jednotlivé odpovědi. Druhou možností zobrazení je pak otevření výsledků v Excelu, kde je vše připraveno formou formátované tabulky, včetně filtrů a možnosti doplnit nové sloupce s vlastní what-if analýzou. Další možností je také vytisknout souhrn odpovědí nebo jednotlivých odpovědí.

Microsoft Forms a další služby Office 365

Kromě možnosti vytvoření samotného formuláře je k dispozici provázanost s ostatními službami Office 365.

Služba Microsoft Flow, pro vytváření automatizovaných procesů, umožňuje pracovat s Microsoft Forms. K dispozici je několik předpřipravených šablon, pomocí kterých lze například odeslat odpovědi na vybrané lidi v rámci organizace, odeslat odpovědi ke schválení konkrétním lidem, vytvoření úkolu v Microsoft Planneru, uložení odpovědi do seznamu SharePointu apod. Kromě předpřipravených šablon lze využít Microsoft Flow pro vytvoření vlastních toků na základě dat z Microsoft Forms.

Služba Microsoft Teams, určená pro týmovou spolupráci, založená na chatování, také umožňuje několik forem integrace a využití. Tou nejčastější je možnost přidání formuláře jako záložky do konkrétního kanálu v Microsoft Teams. Záložka může obsahovat vlastní formulář, určený pro vyplnění, nebo zobrazit odpovědi pro členy týmu. Pomocí Microsoft Flow lze také odpovědi posílat automaticky do konkrétního kanálu. Další možností je využití robota Microsoft Forms přímo v konverzaci kanálu. Touto formou lze rychle získat názor nebo odpovědi týmu na konkrétní otázku, kde odpovědi jsou snadno viditelné všem členům týmu. Představte si obdobu ankety u některých internetových článků.

V čem spočívá krása a síla Microsoft Forms

Nespornou výhodou Microsoft Forms je jednoduchost, se kterou lze tuto službu začít využívat jak pro interní, tak externí účely. Co jsme dříve museli zadávat externím dodavatelům nebo jsme kvůli náročnosti či nákladům vůbec neřešili, můžeme dnes vytvořit interně. Microsoft Forms je součástí již nejlevnějších plánů Office 365, takže lze tuto službu začít prakticky využívat okamžitě. Lze pořídit licenci i pro jednoho uživatele, který bude formuláře vytvářet, nemusíte pořizovat Office 365 pro všechny uživatele, budete pak používat formu externího dotazování. Provázanost na další služby, jako je Teams a Flow, otevírá další možnosti využití této služby v praxi.

Microsoft navíc chystá verzi Forms Pro, od které lze očekávat ještě pokročilejší funkce. Ale o tom v některém z budoucích článků.

Více informací na: https://forms.office.com/

Poznámka: Tento článek vyšel také v časopise softwarový QUAS

 

Zajímá vás více o tomto tématu? Zanechte nám kontaktní informace a my se vám ozveme:

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.