Jak na zálohování souborů v prostředí Office 365

Součástí všech plánů Office 365 je služba OneDrive pro firmy. Ta funguje jako cloudový disk s možností mít vybrané nebo všechny soubory uložené na libovolném zařízení, jako je počítač, chytrý telefon nebo tablet. K dispozici má každý uživatel 1 TB prostoru, což při současné velikosti disků v noteboocích, tabletech a chytrých telefonech bez problému stačí.

OneDrive pro firmy

  • • Cloudová služba umožňující ukládat videa, fotografie, dokumenty a synchronizovat další soubory.
  • Přístup k souborům odkudkoliv z libovolného zařízení (online i offline).
  • • Možnost obnovy smazaných souborů nebo všeho z konkrétního dne v rozmezí 90 dnů.
  • • Není potřeba mít vlastní hardware, kde by se prováděla záloha.
  • • Detekce ransomware a případná obnova dat.
  • • Přístup k datům přes webovou stránku odkudkoliv (po zadání loginu a hesla).

Jak na zálohování ve OneDrive – počítače se systémem Windows 10

Systém Windows 10 již obsahuje program OneDrive, který pro vás zajistí zálohování požadovaných souborů. V případě, že používáte systém Windows 7, Windows 8/8.1 nebo Mac OS, je zapotřebí si program bezplatně stáhnout a nainstalovat.

V případě, že máte již připojení účet ke službě OneDrive, klikněte v pravém dolním rohu na modrou ikonuOneDrive – jméno firmy“ a objeví se vám následující okno. V případě, že ještě nemáte propojený pracovní účet se službou OneDrive, stiskněte tlačítko Windows, napište OneDrive a spusťte aplikaci OneDrive. Po zadání pracovního e-mailu a hesla budete mít modrou ikonu k dispozici.

1. Nastavení > Zálohování > Spravovat zálohování

2. Vybrat složky, které chcete zálohovat

V tomto dialogovém okně si můžete vybrat, že chcete synchronizovat Plochu, Obrázky a Dokumenty. Můžete si vybrat například jen Plochu a veškeré pracovní soubory a složky mít umístěné v adresáři „OneDrive – jméno firmy“. V takovém případě není potřeba synchronizovat Dokumenty, protože vše pracovní máte právě v této složce.

3. Vyberte, co chcete synchronizovat ze služby OneDrive do vašeho počítače

V nastavení si také můžete zvolit složky ve službě OneDrive pro firmy, které se mají synchronizovat s vaším počítačem. Klikněte na modrou ikonu OneDrive v pravém dolním rohu a následně vyberte Více (symbol 3 teček vedle sebe). Z nabídky vyberte Nastavení > Účet > Zvolit Složky.

Zaškrtněte složky, které chcete mít synchronizované v konkrétním počítači. Ostatní složky a soubory budou vždy dostupné na stránce www.office.com ve službě OneDrive.

Co dělat, když jste bez přístupu k internetu?

OneDrive synchronizovaná data automaticky nestahuje na disk vašeho PC. Vytvoří pouze strukturu složek a souborů, ale fyzicky je neuloží na váš počítač. Chcete-li mít tedy některé nebo všechny soubory a složky dostupné i offline, tzn. bez připojení k internetu, stačí v nastavení OneDrivu zrušit volbu “Šetřete místem a stahujte si jenom soubory, které používáte.”. Následně budete mít ve svém počítači všechny soubory a složky dostupné i v offline režimu.

Složky, které jsou dostupné pouze online jsou v Průzkumníku souborů označené ikonou obláčku (viz obrázek). V momentě, kdy na takový soubor kliknete, dojde k jeho stažení do vašeho počítače a je u něj již nastaven status “K dispozici offline”.


V případě zájmu o více informací o službě OneDrive pro firmy či o platformě Office 365 nás kontaktujte prostřednictvím tohoto formuláře.

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

Sdílení souboru nebo složky na OneDrive pro firmy s ochranou heslem

Nová funkce úložiště OneDrive pro firmy (součást platformy Office 365) umožňuje sdílení důvěrných souborů nebo složek. Nově lze zabezpečit vygenerovaný odkaz pomocí hesla, čímž se dále zvyšuje bezpečnost takto sdílených souborů. Heslo můžete následně zaslat dalším lidem v separátním e-mailu nebo předat jiným způsobem. V případě, že by došlo k nechtěnému zaslání odkazu někomu, kdo by neměl mít přístup, je zapotřebí zadat heslo, a to je předáváno samostatně e-mailem, sms, ústně nebo jinou formou.

Postup:

  • • Otevřete si OneDrive pro firmy ve webovém prohlížeči (www.office.com > přihlaste se a vyberte službu OneDrive).
  • Vyberte soubor nebo složku, který chcete sdílet.
  • • Klikněte na ikonu sdílení nebo na tři svislé tečky a vyberte volbu Sdílet.
  • • Vyberte volbu „Každý, kdo má odkaz“ (objeví se vám možnost zadat heslo).
  • Odešlete sdílený odkaz na požadovanou e-mailovou adresu.
  • Heslo následně předejte vámi zvolenou formou (e-mail, sms, ústně, …).

Člověk, kterému jste nasdíleli soubor nebo složku pak obdrží takto vypadající e-mail:

Po kliknutí na odkaz je příjemce vyzván k zadání hesla:

Člověk, který nasdílel soubor nebo složku, navíc obdrží notifikační e-mail s informací, že došlo ke kliknutí na sdílený odkaz. V případě, že odkaz již nechce sdílet nebo došlo k omylu, může rychle změnit oprávnění ke sdílení a napravit nežádoucí situaci.

Poznámka: V době psaní tohoto článku fungovalo sdílení s heslem pouze ve webové verzi služby OneDrive. Možnost přidat heslo ke složce přímo v Průzkumníku souborů ve Windows nebylo dostupné. Pravděpodobně bude doplněno v některé aktualizaci systému Windows.


V případě zájmu o více informací o službě OneDrive pro firmy či o platformě Office 365 nás kontaktujte prostřednictvím tohoto formuláře.

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

Problémy synchronizace uživatelů pomocí Azure AD Connect

Stalo se vám, že jste v on-prem Active Directory přidali uživatelský účet do synchronizované organizační jednotky (OU) a on se vám sesynchonizoval dříve, než jste mu stihli nastavit správné parametry (UPN, proxy address)?

V takovém případě, pokud používáte v tenantu vlastní doménu, se uživatel založí s primárním jménem na doméně @tenant.onmicrosoft.com.

Pokud pouze později změníte UPN uživatele v AD, tak již v Azure AD zůstane uživatel s primární adresou na onmicrosoft.com doméně.

Opravit se to dá celkem jednoduše.

  • Odstraňte uživatele z OU, která se synchronizuje s Azure AD
  • • Abyste nemuseli čekat 30 minut než proběhne synchronizační cyklus, můžete ho urychlit buď z GUI AD connectu nebo pomocí Powershell přikazů
    • – Import-Module ADSync
    • – Start-ADSyncSyncCycle -PolicyType Delta
    • Odstraňte uživatele ze smazaných uživatelů v Azure AD
    • • V On-Prem AD změňte výchozí UPN na požadované
    • Přidejte uživatele do synchronizované OU
    • • Po dalším synchronizačním cyklu, který opět můžete urychlit stejnou sekvencí příkazů se uživatel již přenese do Azure AD správně
    • • Stačí přiřadit licenci a uživatel může pracovat

    V případě zájmu o více informací o Azure AD Connectu, Office 365 nebo Azure nás kontaktujte prostřednictvím tohoto formuláře.

    Chci vědět o cloudovém řešení více

    Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
    vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







    Co je Office 365?
    Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

Červencové Office tipy #2

Přicházíme s dalšími tipy pro práci v Office 365, o kterých jste zatím nevěděli. Navazujeme tak na předchozí díly tipů: Červnové Office tipy  a Červencové Office tipy.

OneDrive (ne)má jen 1 TB místa na soubory v cloudu

Nedávno vyšel na serveru Živě.cz článek, který upozorňuje uživatele na možnost přikoupit si do OneDrivu další prostor až do 2 TB. Toto se týká Office 365 pro domácnosti nebo jednotlivce. My se podíváme, jestli je možné získat více místa pro firemní zaměstnance.

U firemních Office 365 není žádnou novinkou, že lze pro uživatele pořídit více místa na jejich OneDrive úložiště. Pro uživatele, kteří mají plány Business se musí pořídit OneDrive online Plán 2 nebo Office 365 Enterprise, licence E3 a vyšší již OneDrive plán 2 obsahují.

Mám plán 2, ale mám pouze 1 TB místa

Plán 2, ať už samostatně či v rámci licencí E3 a vyšších, umožňují uživatelům používat 25 TB OneDrive. Zpočátku dostává uživatel 1 TB místa pro své soubory, správci tenantu můžou navýšit místo na 5 TB, navýšení nad 5 TB je možné po kontaktování podpory Microsoft.

Tmavý režim Outlooku

Nechcete sice v noci pracovat, přesto často každý z nás sklouzne k tomu, že i po západu slunce firemní notebook otevře. Pracovní aplikace proto dostávají tmavý režim a jinak tomu není ani u poštovního klienta Outlook.

Obrázek 1: Zapnutí tmavého režimu

Tmavý režim v Outlooku zapnete přepínačem v nastavení, jak vidíte na obrázku výše. Každou zprávu lze číst s klasickým bílým pozadím. V záhlaví zprávy zmáčkněte rozsvítit. Tato funkce je dostupná jenom pro novou verzi Outlooku. U všech uživatelů se tato možnost objeví do konce července.

Tmavý režim ve OneNote

Ve tmavých režimech budeme pokračovat. Tmavý režim je možné zapnout i v oblíbeném OneNote.

Postup jak na to:

  • Nastavení
  • Možnosti
  • Režim přepnete na tmavý

Tato funkce se týká jenom aplikace OneNote integrované ve Windows. Aplikace OneNote, která byla ještě donedávna i v balíku Office ke stažení z portalu Office.com, již není aktualizovaná o žádné další vylepšení.


V případě zájmu o více informací o Office 365 nás kontaktujte prostřednictvím tohoto formuláře.

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

 

Jak vzdáleně vymazat Outlook / Office 365 data z vašeho telefonu

Není to nic příjemného, čas od času to ale potká většinu z nás. Ať už jde o ztracený telefon, nečekané personální změny ve firmě nebo o nějaký jiný důvod. Problematika vzdáleného mazání dat a informací z vašeho mobilního telefonu je vždy nejenom z bezpečnostního hlediska důležitá a mnohdy i složitá. Platforma Office 365 tak nabízí jednoduchý nástroj jak tento proces rychle a skoro až „bezbolestně podstoupit“.

Náš článek je dále rozdělen na dvě části, podle použití aplikace ve vašem mobilním telefonu – Gmail či aplikaci Outlook.

Gmail:

V nastavení vašeho Office 365 účtu vyberte „Podrobnosti o mobilním zařízení“:

Při nastavení účtu Office 365 do Gmail aplikace nelze pokračovat bez potvrzení vzdáleného ovládání.

Pro smazání dát je potřeba klinout na „Vymazat data“ – ne odstranit zařízení.

Poté potvrdit a počkat, vymazání obsahu může chvíli trvat.

 

Po úspěšném vymazání přijde oznámení na e-mail.

Pozn.: Kvůli propojení do celého systému telefonu, udělá Gmail tzv. factory reset celého telefonu.

Outlook

Outlook aplikace nevyžaduje žádný zvláštní přístup.

Neudělá však wipe celého telefonu, pouze odstraní účet (tedy e-mail + kontakty).

Postup je obdobný jako v případě Gmailu:

 

Wipe Outlook aplikace je mnohem rychlejší než přes Gmail. Smaže ale pouze účet Office 365 (tzn. e-maily, kontakty).


V případě zájmu o více informací o Office 365 či Outlooku ve vašem mobilním telefonu nás kontaktujte prostřednictvím tohoto formuláře.

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

Červencové Office tipy #1

Po prvním díle s užitečnými tipy pro Outlook pro vás máme nachystané další užitečné funkce aplikací z rodiny Office 365 – tentokrát se podíváme na Teams. Tato služba získává ve firmách čím dál větší oblibu. Následujícími tipy si můžete práci s ní výrazně ulehčit.

Upozornění na nový úkol

Pro plány přidané do některého týmu v Teams dostanete upozornění na nový úkol. Jakmile vám kolega přiřadí úkol dostanete upozornění. Notifikace na nový úkol se objeví v záložce aktivity. V upozornění se dozvíte:

  • – Název úkolu
  • – Kým byl úkol přiřazen
  • jakém plánu byl úkol vytvořen
  • – Odkaz na úkol

Notifikace na úkol se zobrazuje ve všech verzích Teams. Nezáleží, jestli používáte aplikaci na počítači nebo Androidu či iOS. Upozornění fungují na počítačích i mobilních platformách.

Přispívání do Teams přes email

Jsou věci, se kterými se chcete podělit do Teams, ale přišly e-mailem. Každého v tuto chvíli napadne, že obsah zprávy jednoduše zkopíruje do kanálu pomocí Ctrl+C a Ctrl+V. U textových zpráv to je rychlé a snadné, jenomže většinou má e-mail i přílohy, a ty je třeba uložit do počítače – třeba na plochu. Z plochy je zase musíte přesouvat do Teams.

Každý kanál v Teams má svoji unikátní e-mailovou adresu. Tu získáme klepnutím na tři tečky u kanálu a Získat emailovou adresu. Dostanete e-mailovou adresu, která je kombinací číslic a písmen. Pro příště si ji Outlook bude pamatovat. Bude mít v našeptávači jméno ve formátu <Název týmu> – <Název kanálu>.

Obrázek 1: Získání emailové adresy týmu

Obrázek 1: Získání emailové adresy týmu

Skrytí některých týmů v Teams

V organizaci je běžné, že jste součástí několika týmů, ale nejste aktivními přispívateli. Potřebujete mít jenom přístup k souborům nebo přidáte příspěvek zřídkakdy. Tým může mít mnoho kanálů a zabírá velkou plochu postranního panelu.

Nově můžete nepoužívané týmy skrýt. Stále máte přístup k celému obsahu v týmu, funguje i přidávání příspěvků, úkolů … zkrátka vše. Tým se přesunul pod nenápadnou položku Skryté týmy pod posledním týmem. Skrytí týmu provedete klepnutím na tři tečky u týmu a zvolením Skrýt v kontextové nabídce. Zobrazení týmu se provede stejně, jenom místo tlačítka Skrýt vyberete Zobrazit.

Žádost o přidání člena do týmu

Novinkou v Teams je pozvání člena od jiného obyčejného člena Týmu. Do teď mohl přidávat do týmu lidi pouze vlastník týmu. Od nové verze může zvát členy kdokoli, ale pozvánka podléhá schválení. Žádost musí být schválená vlastníkem týmu. Postup je stejný jak přidání člena vlastníkem.

Obrázek 2: Žádost o přidání členů

Obrázek 2: Žádost o přidání členů


V případě zájmu o více informací o Office 365 či službě Teams nás kontaktujte prostřednictvím tohoto formuláře.

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

 

Červnové Office tipy

Microsoft v rámci předplatného Office 365 přichází neustále s novinkami a vylepšeními. Dnes se podíváme na užitečné funkce v Outlooku, které ne každý zná.

Funkce Nerušit (Android)

V dnešní době jsme všichni online prakticky neustále. E-maily chodí de facto stále, ale čas od času chceme mít klid a soustředit se na konkrétní úkol. Android aplikace umí nastavit období klidu na neurčito, na hodinu nebo do dalšího dne na začátek pracovní doby. Mimo tohoto přepínače je možné omezovat oznámení v pravidelný čas – o víkendu, v pracovní době nebo při schůzkách v kalendáři.

Nastavení funkce nerušit:

  • Menu -> Zvoneček u emailu -> Nastavení funkce nerušit -> Potvrdit v pravém horním rohu

 

Skener dokumentů a tabulí

Tato funkce, která automaticky ořízne a vyrovná vyfocený dokument nebo tabuli, je známá z aplikace Office Lens. Nyní je k dispozici přímo v Outlooku jak pro Android, tak pro iOS zařízení. V rozepsané e-mailové zprávě vyberte fotoaparát, zvolíte požadovaný objekt (Dokument, Fotka, Tabule) a vyfotíte ho. Následně můžete udělat drobné úpravy, jako je jeho otočení, oříznutí a přidání poznámky pomocí malování, například označení důležité informace v dokumentu.

Chcete-li využít lépe svůj chytrý telefon, přečtěte si více o možnostech aplikace Office Lens v tomto článku.

Obr. Výběr režimu focení v systémech Android

Obr. Výběr režimu focení v systémech Android

 

Profesionální snímky prezentace

Prezentace dnes vytváří každý. Chcete svůj produkt představit zákazníkovi, prezentovat dosažené výsledky vedení nebo cokoli jiného. Trápíte se při vytváření líbivého designu? Už nemusíte! V PowerPointu existuje funkce Návrhy designu, která celou grafickou práci udělá za vás.

Z obyčejného snímku s bílým pozadím a textem vytvoří líbivou prezentaci doplněnou o symboly a sladěnou grafikou.

Výsledek takového automatického designu může vypadat způsobem jako na předchozích dvou obrázcích. Tyto dva designy samozřejmě nejsou jediné, které najdete. V závislosti na textu umí PowerPoint i generovat časovou osu.


V případě zájmu o více informací o Office 365 a Outlooku nás kontaktujte prostřednictvím tohoto formuláře.

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

 

Integrace Planneru a Outlooku s Microsoft To-Do

Microsoft vypustil do světa novinku v podobě integrace To-Do s aplikací Microsoft Planner. Od dubna 2019 tak máte úkoly z Outlooku i Planneru vždy při sobě v aplikaci To-Do.

To-Do je aplikace, pomocí které si můžete organizovat své úkoly. Ty mohou být jak pracovního, tak osobního charakteru. Můžete si vytvářet různé logické skupiny úkolů a také konkrétní skupinu úkolů sdílet s dalšími lidmi. Aplikace Microsoft To-Do je dostupná pro počítače a chytré mobilní telefony iPhone a Android. Vždy po otevření aplikace se připomínají úkoly, které máte nedokončené. Na hlavní stránce jsou vždy úkoly na daný den.

Přidávání úkolů je intuitivní pomocí tlačítka plus vpravo dole. K úkolu lze přidat termín splnění, připomenutí a třeba i více kroků v rámci jednoho úkolu. Nově umí aplikace zobrazovat úkoly z Planneru. K seznámení se s Plannerem jsme vytvořili demo k zavedení GDPR.

Všechny úkoly vytvořené v Outlooku nebo Planneru se zobrazují v To-Do. Pro integraci není třeba nic dělat, vše se děje automaticky. Jakmile v Planneru někdo vytvoří úkol a přidělí mi ho, zobrazí se mezi plánovanými úkoly. Stejným způsobem fungují úkoly v Outlooku.

  1. Přepnu se v liště pod e-maily z pošty na úkoly
  2. V horní liště zvolím nový úkol
  3. Vyplním předmět, čas a podrobnosti
  4. Uložím úkol

Spojení Outlooku a To-Do funguje i obráceně. Outlook zobrazuje úkoly zadané v To-Do. Označit úkol jako splněný můžete také v jakékoli aplikaci. Stav úkolu se bude synchronizovat napříč všemi aplikacemi.

Máte jenom licenci Office 365 Business Essential a využíváte on-line verzi Outlooku?  Integrace funguje i v něm. Pro správnou funkčnost si musíte zapnout New Task modul v nastavení (toto platí v době publikování tohoto článku, do budoucna bude automaticky zapnuto).

V případě, že nechcete mít stejný seznam úkolů v jednotlivých zařízeních a chcete mít v každém zařízení úkoly samostatně, lze to nastavit. Integraci napřič aplikacemi lze vypnout v nastavení aplikace To-Do. Od té chvíle budou úkoly vedeny samostatně.

Tip:
Pro Windows existuje i verze To-Do pro desktop. Stáhnete ji z Microsoft Store. Větší prostor na monitoru poskytuje snadnější orientaci v aplikaci. Vyzkoušejte si, jestli  vám více vyhovuje na desktopu To-Do nebo Outlook.

Přečtěte si více o aplikaci Microsoft To-Do .


V případě zájmu o více informací pro využití ve firemním prostředí nás kontaktujte prostřednictvím tohoto formuláře.

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

Zlepšete spolupráci pomocí Microsoft Teams

Když Microsoft přidal do portfolia Office 365 aplikaci Teams, umožnil firmám a organizacím významně rozšířit možnosti spolupráce jejich lidí. Microsoft Teams lze chápat jako nástroj, který nám umožňuje si definovat pracovní tým. Ten může být jak interní, tak externí. V rámci tohoto týmu nám vytváří prostor pro řešení jednotlivých agend daného týmu. Agendy jsou reprezentovány kanály, v rámci kterých tým již diskutuje konkrétní záležitosti. Aplikace Microsoft Teams při založení týmu vytvoří prostor pro konverzaci, dále pak prostor pro soubory a umožní k dané agendě přidávat další služby, ať již od Microsoftu, nebo i nástroje třetích stran. A tady je hlavní kouzlo této aplikace. Každý tým má jiné potřeby, může používat jinou skladbu aplikací a Microsoft Teams jim toto umožňuje.

Microsoft Teams v rukách marketingového oddělení

Například marketingové oddělení řeší různé agendy, od výroby letáků, realizaci kampaní, prezentaci firmy na webu a sociálních médiích až po pořádání firemních akcí. Celá tato marketingová agenda vyžaduje koordinaci několika lidí, včetně externích agentur a spolupracovníků. A právě díky Microsoft Teams lze většinu požadavků elegantně řešit na jednom místě. Základní komunikace se odehrává v okně Konverzace. O výměnu dokumentů se postará záložka Soubory, které se ukládají ve službě SharePoint. Ta obohacuje tradiční dokumenty Word, Excel a PowerPoint o možnost upravovat dokument více uživateli současně. Dále pak zajišťuje verzování dokumentu, takže v případě potřeby vrátit se v čase, je tato možnost zajištěna. Vedoucí týmu navíc může snadno přidávat nové členy a hosty (externí lidi), kteří mají k dispozici veškerou konverzaci, která se v daném týmu odehrála. Firma tak získává možnost uchovávat znalosti pro nově příchozí členy týmu nebo snadno recyklovat obsah z již realizovaných projektů. To má vždy pozitivní dopad na konečný výsledek a většinou vede k časové a finanční úspoře. Pojďme ale dál. Díky integraci dalších aplikací a služeb lze například zajistit, že služba Google Analytics pošle každé pondělí ráno automaticky report do kanálu marketingového oddělení. Jednotliví členové týmu pak mohou doplnit tuto statistiku o svůj pohled a zaznamenat to pro ostatní. Ti se mohou s odstupem času podívat, proč například podobná kampaň z podzimu loňského roku měla lepší výsledky než právě realizovaná. A diskuze a její zaznamenání může být velmi cenné pro vyhodnocení a nasdílení těchto poznatků s existujícími nebo budoucími kolegy.

Outlook versus Microsoft Teams

Mnoho z nás začíná svůj pracovní den otevřením Outlooku a kontrolou došlé pošty. Velmi často řídí Outlook náš pracovní den, ale musíme se také neustále přepínat do dalších aplikací, ať už je to Word, Excel nebo prohlížeč. Teams naproti tomu umožňuje některé aplikace integrovat přímo do svého těla, takže uživatele neodvádí z této aplikace a umožňuje mu řešit většinu věcí na jednom místě. Můžete se například podívat a editovat Word, Excel nebo udělat zápis ze schůzky týmu. Díky integraci Skype pro firmy do prostředí Teams lze také snadno chatovat s konkrétními kolegy nebo realizovat online schůzky týmu. Integrace s kalendářem dále umožňuje naplánovat další schůzku týmu nebo se ad hoc sejít podle potřeby.

Díky důmyslnému používání Zmínek pomocí znaku @ a napsání jména týmu nebo konkrétního člověka lze navíc řídit danou komunikaci a adresovat správné lidi, kterým z dané konverzace plyne nějaký úkol. Výhodou zmínek je také to, že ve chvíli, kdy nemám aplikaci Teams spuštěnou, jsem formou e-mailu notifikován, že mě jiný kolega zmínil a očekává ode mě nějakou aktivitu. Tím se nestáváte obětí této aplikace ve smyslu, že byste ji museli neustále monitorovat. Prostě ve chvíli, kdy je nějaká konverzace důležitá, kolega vás jednoduše zmíní a vám přijde upozornění. Na to pak můžete snadno reagovat přímo z Outlooku.

Hlavní přínosy Microsoft Teams

  • • Týmová konverzace, soubory a další aplikace na jednom místě, lidi tak nemusí složitě hledat to, co potřebují.
  • • Integrace dalších služeb, jako OneNote, Forms, Planner, Dynamics 365, PowerBI umožňuje řešit značnou část práce na jednom místě. Navíc tyto nástroje umožňují realizovat některé agendy interně, bez nutnosti zadávat tyto požadavky externím dodavatelům.
  • • Možnost přidávat externí členy týmu, bez nutnosti nákupu licence pro tyto hosty rozšiřuje týmovou spolupráci na dodavatelsko-odběratelské řetězce.
  • • Správa týmu a přístupových práv se odehrává na úrovni vlastníka týmu, který nepotřebuje asistenci IT oddělení.
  • • Možnost přeposlání e-mailu do konkrétního kanálu přináší nové scénáře, jak mohou členové týmu adresovat některé situace. Například řešení stížností, příjem nových poptávek a následná příprava nabídek, zprocesování faktur od dodavatelů a jejich předání na finanční oddělení s detailním popisem.
  • • Pro IT oddělení se snižuje počet aplikací, které potřebují jednotlivé týmy pro své fungování. Tím se snižuje komplexnost a požadavky na zabezpečení a údržbu. IT oddělení tak může získat cenný čas na realizaci rozvojových projektů.
  • • IT oddělení také zpřístupňuje uživatelům nástroj, který významně pomáhá v komunikaci, výměně dokumentů a eliminuje případná rizika z používání „šedého IT“.

Poznámka: Tento článek vyšel také v časopise softwarový QUAS

 

Zajímá vás více o tomto tématu? Zanechte nám kontaktní informace a my se vám ozveme:

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

Představení služby Microsoft Forms

Služba Microsoft Forms, která je součástí Office 365, umožňuje snadno vytvářet průzkumy, hlasování a kvízy. K dispozici je průvodce, pomocí kterého konkrétní člověk snadno vytvoří požadovaný průzkum, kvíz nebo hlasování. Kromě základních možností, kde se vybírá typ otázky, například text, výběr z možností, datum, hodnocení nebo výběry z různých škál, jsou k dispozici různá nastavení, grafické možnosti apod.

Co Microsoft Forms umožňuje

Formulář, průzkum nebo kvíz může být určen pro interní nebo externí použití. Interní použití umožní vyplnění pouze lidem z vaší organizace a lze si vybrat, jestli se jedná o anonymní nebo neanonymní odpovědi. V případě neanonymních se doplní automaticky jméno a e-mailová adresa člověka. V případě externího použití je zapotřebí do formuláře zapracovat otázku na jméno a e-mailovou adresu, v případě, že tuto informaci požadujete.

Vámi vytvořený formulář využívá responzivní grafiku. Lze ho tedy snadno zobrazit a vyplnit jak v počítači, prostřednictvím libovolného internetového prohlížeče, nebo v mobilním telefonu, kde je vše uzpůsobeno velikosti obrazovky chytrého telefonu.

Formulář lze kromě zobrazení formou webové stránky také vložit jako objekt iframe do jiných webových stránek, dále můžete přímo ve službě vygenerovat QR kód, který si ve formě png obrázku stáhnete a můžete použít na tištěných materiálech. Lze tak snadno zajistit načtení formuláře v terénu a začlenit ho do různých marketingových nebo jiných dokumentů.

Formuláře mohou být základní, ale můžete také prostřednictvím větvení vytvářet složitější struktury. Lze tak v případě výběru konkrétní odpovědi přeskočit některé otázky, které jsou při výběru konkrétní odpovědi irelevantní.

K čemu lze Microsoft Forms využít

Škála využití je téměř neomezená a každá firma nebo organizace najde mnoho scénářů. My se velmi často v praxi setkáváme s těmito agendami.

Backoffice agenda, kdy se pomocí formuláře snadno nahlašují závady nebo chybějící věci. Takový formulář může backoffice manažer připravit za cca 15 minut a umístit ho k dispozici na intranet a také formou QR kódu například do kuchyněk nebo dalších společných místností, kde lze očekávat požadavek na jeho vyplnění. Velkou výhodou je, že člověk pouze vytáhne telefon, načte QR kód a vyplní potřebné informace. Office manažer pak obdrží notifikaci o nové položce formou e-mailové zprávy.

Dalším častým využitím jsou formuláře na získávání zpětné vazby od zákazníků a obchodních partnerů. V těchto případech lze používat různé varianty hodnocení, výběr z možností nebo dát prostor pro otevřené otázky a odpovědi.

Pro účely marketingu se velmi často formuláře používají pro registraci. Můžete velmi rychle vytvořit registrační formulář, který přidáte do zvacího e-mailu, umístíte na tištěný materiál nebo vložíte do webové stránky.

Vyhodnocení odpovědí

Odpovědi jsou zaznamenávány přímo ve službě Forms. Ty jsou pro tvůrce formuláře a lidi, kterým byly výsledky nasdíleny, dostupné na stránce služby Microsoft Forms. Výsledky jsou přehledně průběžně zpracovávány a v případě odpovědí, kde dává smysl zobrazení v grafické podobě, můžete vidět i přehledné grafy znázorňující jednotlivé odpovědi. Druhou možností zobrazení je pak otevření výsledků v Excelu, kde je vše připraveno formou formátované tabulky, včetně filtrů a možnosti doplnit nové sloupce s vlastní what-if analýzou. Další možností je také vytisknout souhrn odpovědí nebo jednotlivých odpovědí.

Microsoft Forms a další služby Office 365

Kromě možnosti vytvoření samotného formuláře je k dispozici provázanost s ostatními službami Office 365.

Služba Microsoft Flow, pro vytváření automatizovaných procesů, umožňuje pracovat s Microsoft Forms. K dispozici je několik předpřipravených šablon, pomocí kterých lze například odeslat odpovědi na vybrané lidi v rámci organizace, odeslat odpovědi ke schválení konkrétním lidem, vytvoření úkolu v Microsoft Planneru, uložení odpovědi do seznamu SharePointu apod. Kromě předpřipravených šablon lze využít Microsoft Flow pro vytvoření vlastních toků na základě dat z Microsoft Forms.

Služba Microsoft Teams, určená pro týmovou spolupráci, založená na chatování, také umožňuje několik forem integrace a využití. Tou nejčastější je možnost přidání formuláře jako záložky do konkrétního kanálu v Microsoft Teams. Záložka může obsahovat vlastní formulář, určený pro vyplnění, nebo zobrazit odpovědi pro členy týmu. Pomocí Microsoft Flow lze také odpovědi posílat automaticky do konkrétního kanálu. Další možností je využití robota Microsoft Forms přímo v konverzaci kanálu. Touto formou lze rychle získat názor nebo odpovědi týmu na konkrétní otázku, kde odpovědi jsou snadno viditelné všem členům týmu. Představte si obdobu ankety u některých internetových článků.

V čem spočívá krása a síla Microsoft Forms

Nespornou výhodou Microsoft Forms je jednoduchost, se kterou lze tuto službu začít využívat jak pro interní, tak externí účely. Co jsme dříve museli zadávat externím dodavatelům nebo jsme kvůli náročnosti či nákladům vůbec neřešili, můžeme dnes vytvořit interně. Microsoft Forms je součástí již nejlevnějších plánů Office 365, takže lze tuto službu začít prakticky využívat okamžitě. Lze pořídit licenci i pro jednoho uživatele, který bude formuláře vytvářet, nemusíte pořizovat Office 365 pro všechny uživatele, budete pak používat formu externího dotazování. Provázanost na další služby, jako je Teams a Flow, otevírá další možnosti využití této služby v praxi.

Microsoft navíc chystá verzi Forms Pro, od které lze očekávat ještě pokročilejší funkce. Ale o tom v některém z budoucích článků.

Více informací na: https://forms.office.com/

Poznámka: Tento článek vyšel také v časopise softwarový QUAS

 

Zajímá vás více o tomto tématu? Zanechte nám kontaktní informace a my se vám ozveme:

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.