Červnové Office tipy

Microsoft v rámci předplatného Office 365 přichází neustále s novinkami a vylepšeními. Dnes se podíváme na užitečné funkce v Outlooku, které ne každý zná.

Funkce Nerušit (Android)

V dnešní době jsme všichni online prakticky neustále. E-maily chodí de facto stále, ale čas od času chceme mít klid a soustředit se na konkrétní úkol. Android aplikace umí nastavit období klidu na neurčito, na hodinu nebo do dalšího dne na začátek pracovní doby. Mimo tohoto přepínače je možné omezovat oznámení v pravidelný čas – o víkendu, v pracovní době nebo při schůzkách v kalendáři.

Nastavení funkce nerušit:

  • Menu -> Zvoneček u emailu -> Nastavení funkce nerušit -> Potvrdit v pravém horním rohu

 

Skener dokumentů a tabulí

Tato funkce, která automaticky ořízne a vyrovná vyfocený dokument nebo tabuli, je známá z aplikace Office Lens. Nyní je k dispozici přímo v Outlooku jak pro Android, tak pro iOS zařízení. V rozepsané e-mailové zprávě vyberte fotoaparát, zvolíte požadovaný objekt (Dokument, Fotka, Tabule) a vyfotíte ho. Následně můžete udělat drobné úpravy, jako je jeho otočení, oříznutí a přidání poznámky pomocí malování, například označení důležité informace v dokumentu.

Chcete-li využít lépe svůj chytrý telefon, přečtěte si více o možnostech aplikace Office Lens v tomto článku.

Obr. Výběr režimu focení v systémech Android

Obr. Výběr režimu focení v systémech Android

 

Profesionální snímky prezentace

Prezentace dnes vytváří každý. Chcete svůj produkt představit zákazníkovi, prezentovat dosažené výsledky vedení nebo cokoli jiného. Trápíte se při vytváření líbivého designu? Už nemusíte! V PowerPointu existuje funkce Návrhy designu, která celou grafickou práci udělá za vás.

Z obyčejného snímku s bílým pozadím a textem vytvoří líbivou prezentaci doplněnou o symboly a sladěnou grafikou.

Výsledek takového automatického designu může vypadat způsobem jako na předchozích dvou obrázcích. Tyto dva designy samozřejmě nejsou jediné, které najdete. V závislosti na textu umí PowerPoint i generovat časovou osu.


V případě zájmu o více informací o Office 365 a Outlooku nás kontaktujte prostřednictvím tohoto formuláře.

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

 

Integrace Planneru a Outlooku s Microsoft To-Do

Microsoft vypustil do světa novinku v podobě integrace To-Do s aplikací Microsoft Planner. Od dubna 2019 tak máte úkoly z Outlooku i Planneru vždy při sobě v aplikaci To-Do.

To-Do je aplikace, pomocí které si můžete organizovat své úkoly. Ty mohou být jak pracovního, tak osobního charakteru. Můžete si vytvářet různé logické skupiny úkolů a také konkrétní skupinu úkolů sdílet s dalšími lidmi. Aplikace Microsoft To-Do je dostupná pro počítače a chytré mobilní telefony iPhone a Android. Vždy po otevření aplikace se připomínají úkoly, které máte nedokončené. Na hlavní stránce jsou vždy úkoly na daný den.

Přidávání úkolů je intuitivní pomocí tlačítka plus vpravo dole. K úkolu lze přidat termín splnění, připomenutí a třeba i více kroků v rámci jednoho úkolu. Nově umí aplikace zobrazovat úkoly z Planneru. K seznámení se s Plannerem jsme vytvořili demo k zavedení GDPR.

Všechny úkoly vytvořené v Outlooku nebo Planneru se zobrazují v To-Do. Pro integraci není třeba nic dělat, vše se děje automaticky. Jakmile v Planneru někdo vytvoří úkol a přidělí mi ho, zobrazí se mezi plánovanými úkoly. Stejným způsobem fungují úkoly v Outlooku.

  1. Přepnu se v liště pod e-maily z pošty na úkoly
  2. V horní liště zvolím nový úkol
  3. Vyplním předmět, čas a podrobnosti
  4. Uložím úkol

Spojení Outlooku a To-Do funguje i obráceně. Outlook zobrazuje úkoly zadané v To-Do. Označit úkol jako splněný můžete také v jakékoli aplikaci. Stav úkolu se bude synchronizovat napříč všemi aplikacemi.

Máte jenom licenci Office 365 Business Essential a využíváte on-line verzi Outlooku?  Integrace funguje i v něm. Pro správnou funkčnost si musíte zapnout New Task modul v nastavení (toto platí v době publikování tohoto článku, do budoucna bude automaticky zapnuto).

V případě, že nechcete mít stejný seznam úkolů v jednotlivých zařízeních a chcete mít v každém zařízení úkoly samostatně, lze to nastavit. Integraci napřič aplikacemi lze vypnout v nastavení aplikace To-Do. Od té chvíle budou úkoly vedeny samostatně.

Tip:
Pro Windows existuje i verze To-Do pro desktop. Stáhnete ji z Microsoft Store. Větší prostor na monitoru poskytuje snadnější orientaci v aplikaci. Vyzkoušejte si, jestli  vám více vyhovuje na desktopu To-Do nebo Outlook.

Přečtěte si více o aplikaci Microsoft To-Do .


V případě zájmu o více informací pro využití ve firemním prostředí nás kontaktujte prostřednictvím tohoto formuláře.

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

Zlepšete spolupráci pomocí Microsoft Teams

Když Microsoft přidal do portfolia Office 365 aplikaci Teams, umožnil firmám a organizacím významně rozšířit možnosti spolupráce jejich lidí. Microsoft Teams lze chápat jako nástroj, který nám umožňuje si definovat pracovní tým. Ten může být jak interní, tak externí. V rámci tohoto týmu nám vytváří prostor pro řešení jednotlivých agend daného týmu. Agendy jsou reprezentovány kanály, v rámci kterých tým již diskutuje konkrétní záležitosti. Aplikace Microsoft Teams při založení týmu vytvoří prostor pro konverzaci, dále pak prostor pro soubory a umožní k dané agendě přidávat další služby, ať již od Microsoftu, nebo i nástroje třetích stran. A tady je hlavní kouzlo této aplikace. Každý tým má jiné potřeby, může používat jinou skladbu aplikací a Microsoft Teams jim toto umožňuje.

Microsoft Teams v rukách marketingového oddělení

Například marketingové oddělení řeší různé agendy, od výroby letáků, realizaci kampaní, prezentaci firmy na webu a sociálních médiích až po pořádání firemních akcí. Celá tato marketingová agenda vyžaduje koordinaci několika lidí, včetně externích agentur a spolupracovníků. A právě díky Microsoft Teams lze většinu požadavků elegantně řešit na jednom místě. Základní komunikace se odehrává v okně Konverzace. O výměnu dokumentů se postará záložka Soubory, které se ukládají ve službě SharePoint. Ta obohacuje tradiční dokumenty Word, Excel a PowerPoint o možnost upravovat dokument více uživateli současně. Dále pak zajišťuje verzování dokumentu, takže v případě potřeby vrátit se v čase, je tato možnost zajištěna. Vedoucí týmu navíc může snadno přidávat nové členy a hosty (externí lidi), kteří mají k dispozici veškerou konverzaci, která se v daném týmu odehrála. Firma tak získává možnost uchovávat znalosti pro nově příchozí členy týmu nebo snadno recyklovat obsah z již realizovaných projektů. To má vždy pozitivní dopad na konečný výsledek a většinou vede k časové a finanční úspoře. Pojďme ale dál. Díky integraci dalších aplikací a služeb lze například zajistit, že služba Google Analytics pošle každé pondělí ráno automaticky report do kanálu marketingového oddělení. Jednotliví členové týmu pak mohou doplnit tuto statistiku o svůj pohled a zaznamenat to pro ostatní. Ti se mohou s odstupem času podívat, proč například podobná kampaň z podzimu loňského roku měla lepší výsledky než právě realizovaná. A diskuze a její zaznamenání může být velmi cenné pro vyhodnocení a nasdílení těchto poznatků s existujícími nebo budoucími kolegy.

Outlook versus Microsoft Teams

Mnoho z nás začíná svůj pracovní den otevřením Outlooku a kontrolou došlé pošty. Velmi často řídí Outlook náš pracovní den, ale musíme se také neustále přepínat do dalších aplikací, ať už je to Word, Excel nebo prohlížeč. Teams naproti tomu umožňuje některé aplikace integrovat přímo do svého těla, takže uživatele neodvádí z této aplikace a umožňuje mu řešit většinu věcí na jednom místě. Můžete se například podívat a editovat Word, Excel nebo udělat zápis ze schůzky týmu. Díky integraci Skype pro firmy do prostředí Teams lze také snadno chatovat s konkrétními kolegy nebo realizovat online schůzky týmu. Integrace s kalendářem dále umožňuje naplánovat další schůzku týmu nebo se ad hoc sejít podle potřeby.

Díky důmyslnému používání Zmínek pomocí znaku @ a napsání jména týmu nebo konkrétního člověka lze navíc řídit danou komunikaci a adresovat správné lidi, kterým z dané konverzace plyne nějaký úkol. Výhodou zmínek je také to, že ve chvíli, kdy nemám aplikaci Teams spuštěnou, jsem formou e-mailu notifikován, že mě jiný kolega zmínil a očekává ode mě nějakou aktivitu. Tím se nestáváte obětí této aplikace ve smyslu, že byste ji museli neustále monitorovat. Prostě ve chvíli, kdy je nějaká konverzace důležitá, kolega vás jednoduše zmíní a vám přijde upozornění. Na to pak můžete snadno reagovat přímo z Outlooku.

Hlavní přínosy Microsoft Teams

  • • Týmová konverzace, soubory a další aplikace na jednom místě, lidi tak nemusí složitě hledat to, co potřebují.
  • • Integrace dalších služeb, jako OneNote, Forms, Planner, Dynamics 365, PowerBI umožňuje řešit značnou část práce na jednom místě. Navíc tyto nástroje umožňují realizovat některé agendy interně, bez nutnosti zadávat tyto požadavky externím dodavatelům.
  • • Možnost přidávat externí členy týmu, bez nutnosti nákupu licence pro tyto hosty rozšiřuje týmovou spolupráci na dodavatelsko-odběratelské řetězce.
  • • Správa týmu a přístupových práv se odehrává na úrovni vlastníka týmu, který nepotřebuje asistenci IT oddělení.
  • • Možnost přeposlání e-mailu do konkrétního kanálu přináší nové scénáře, jak mohou členové týmu adresovat některé situace. Například řešení stížností, příjem nových poptávek a následná příprava nabídek, zprocesování faktur od dodavatelů a jejich předání na finanční oddělení s detailním popisem.
  • • Pro IT oddělení se snižuje počet aplikací, které potřebují jednotlivé týmy pro své fungování. Tím se snižuje komplexnost a požadavky na zabezpečení a údržbu. IT oddělení tak může získat cenný čas na realizaci rozvojových projektů.
  • • IT oddělení také zpřístupňuje uživatelům nástroj, který významně pomáhá v komunikaci, výměně dokumentů a eliminuje případná rizika z používání „šedého IT“.

Poznámka: Tento článek vyšel také v časopise softwarový QUAS

 

Zajímá vás více o tomto tématu? Zanechte nám kontaktní informace a my se vám ozveme:

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

Představení služby Microsoft Forms

Služba Microsoft Forms, která je součástí Office 365, umožňuje snadno vytvářet průzkumy, hlasování a kvízy. K dispozici je průvodce, pomocí kterého konkrétní člověk snadno vytvoří požadovaný průzkum, kvíz nebo hlasování. Kromě základních možností, kde se vybírá typ otázky, například text, výběr z možností, datum, hodnocení nebo výběry z různých škál, jsou k dispozici různá nastavení, grafické možnosti apod.

Co Microsoft Forms umožňuje

Formulář, průzkum nebo kvíz může být určen pro interní nebo externí použití. Interní použití umožní vyplnění pouze lidem z vaší organizace a lze si vybrat, jestli se jedná o anonymní nebo neanonymní odpovědi. V případě neanonymních se doplní automaticky jméno a e-mailová adresa člověka. V případě externího použití je zapotřebí do formuláře zapracovat otázku na jméno a e-mailovou adresu, v případě, že tuto informaci požadujete.

Vámi vytvořený formulář využívá responzivní grafiku. Lze ho tedy snadno zobrazit a vyplnit jak v počítači, prostřednictvím libovolného internetového prohlížeče, nebo v mobilním telefonu, kde je vše uzpůsobeno velikosti obrazovky chytrého telefonu.

Formulář lze kromě zobrazení formou webové stránky také vložit jako objekt iframe do jiných webových stránek, dále můžete přímo ve službě vygenerovat QR kód, který si ve formě png obrázku stáhnete a můžete použít na tištěných materiálech. Lze tak snadno zajistit načtení formuláře v terénu a začlenit ho do různých marketingových nebo jiných dokumentů.

Formuláře mohou být základní, ale můžete také prostřednictvím větvení vytvářet složitější struktury. Lze tak v případě výběru konkrétní odpovědi přeskočit některé otázky, které jsou při výběru konkrétní odpovědi irelevantní.

K čemu lze Microsoft Forms využít

Škála využití je téměř neomezená a každá firma nebo organizace najde mnoho scénářů. My se velmi často v praxi setkáváme s těmito agendami.

Backoffice agenda, kdy se pomocí formuláře snadno nahlašují závady nebo chybějící věci. Takový formulář může backoffice manažer připravit za cca 15 minut a umístit ho k dispozici na intranet a také formou QR kódu například do kuchyněk nebo dalších společných místností, kde lze očekávat požadavek na jeho vyplnění. Velkou výhodou je, že člověk pouze vytáhne telefon, načte QR kód a vyplní potřebné informace. Office manažer pak obdrží notifikaci o nové položce formou e-mailové zprávy.

Dalším častým využitím jsou formuláře na získávání zpětné vazby od zákazníků a obchodních partnerů. V těchto případech lze používat různé varianty hodnocení, výběr z možností nebo dát prostor pro otevřené otázky a odpovědi.

Pro účely marketingu se velmi často formuláře používají pro registraci. Můžete velmi rychle vytvořit registrační formulář, který přidáte do zvacího e-mailu, umístíte na tištěný materiál nebo vložíte do webové stránky.

Vyhodnocení odpovědí

Odpovědi jsou zaznamenávány přímo ve službě Forms. Ty jsou pro tvůrce formuláře a lidi, kterým byly výsledky nasdíleny, dostupné na stránce služby Microsoft Forms. Výsledky jsou přehledně průběžně zpracovávány a v případě odpovědí, kde dává smysl zobrazení v grafické podobě, můžete vidět i přehledné grafy znázorňující jednotlivé odpovědi. Druhou možností zobrazení je pak otevření výsledků v Excelu, kde je vše připraveno formou formátované tabulky, včetně filtrů a možnosti doplnit nové sloupce s vlastní what-if analýzou. Další možností je také vytisknout souhrn odpovědí nebo jednotlivých odpovědí.

Microsoft Forms a další služby Office 365

Kromě možnosti vytvoření samotného formuláře je k dispozici provázanost s ostatními službami Office 365.

Služba Microsoft Flow, pro vytváření automatizovaných procesů, umožňuje pracovat s Microsoft Forms. K dispozici je několik předpřipravených šablon, pomocí kterých lze například odeslat odpovědi na vybrané lidi v rámci organizace, odeslat odpovědi ke schválení konkrétním lidem, vytvoření úkolu v Microsoft Planneru, uložení odpovědi do seznamu SharePointu apod. Kromě předpřipravených šablon lze využít Microsoft Flow pro vytvoření vlastních toků na základě dat z Microsoft Forms.

Služba Microsoft Teams, určená pro týmovou spolupráci, založená na chatování, také umožňuje několik forem integrace a využití. Tou nejčastější je možnost přidání formuláře jako záložky do konkrétního kanálu v Microsoft Teams. Záložka může obsahovat vlastní formulář, určený pro vyplnění, nebo zobrazit odpovědi pro členy týmu. Pomocí Microsoft Flow lze také odpovědi posílat automaticky do konkrétního kanálu. Další možností je využití robota Microsoft Forms přímo v konverzaci kanálu. Touto formou lze rychle získat názor nebo odpovědi týmu na konkrétní otázku, kde odpovědi jsou snadno viditelné všem členům týmu. Představte si obdobu ankety u některých internetových článků.

V čem spočívá krása a síla Microsoft Forms

Nespornou výhodou Microsoft Forms je jednoduchost, se kterou lze tuto službu začít využívat jak pro interní, tak externí účely. Co jsme dříve museli zadávat externím dodavatelům nebo jsme kvůli náročnosti či nákladům vůbec neřešili, můžeme dnes vytvořit interně. Microsoft Forms je součástí již nejlevnějších plánů Office 365, takže lze tuto službu začít prakticky využívat okamžitě. Lze pořídit licenci i pro jednoho uživatele, který bude formuláře vytvářet, nemusíte pořizovat Office 365 pro všechny uživatele, budete pak používat formu externího dotazování. Provázanost na další služby, jako je Teams a Flow, otevírá další možnosti využití této služby v praxi.

Microsoft navíc chystá verzi Forms Pro, od které lze očekávat ještě pokročilejší funkce. Ale o tom v některém z budoucích článků.

Více informací na: https://forms.office.com/

Poznámka: Tento článek vyšel také v časopise softwarový QUAS

 

Zajímá vás více o tomto tématu? Zanechte nám kontaktní informace a my se vám ozveme:

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

Jak zabezpečit Power BI Embedded přes RLS

Analyzujete vaše data na platformě Power BI a poskytujete přehledy vašim zaměstnancům či zákazníkům přes funkci Embedded? Pak jste jistě řešili problém, jak tyto veřejné reporty zabezpečit a nastavit, aby konkrétní uživatelé viděli pouze konkrétní věci, ke kterým mají přístup.

Řešení se jmenuje Row Level Security (RLS) a umožnuje poskytování unikátních datjednom přehledu, bez nutnosti je duplikovat pro každého zákazníka zvlášť. RLS funguje tak, že v modelu máme evidenci toho, kdo co může, a v nastavení filtru role se omezí data na dostupné customerid. Potom máme vytvořen jeden report a vše se filtruje na straně modelu, ne v reportu. Vše je bezpečné a rychlé.

Více informací a návod jak vše nastavit najdete v tomto článku v angličtině.


Pokud máte zájem o další informace o Power BI, kontaktujte prosím náš tým na e-mailu info@artex-is.cz či pomocí formuláře níže:

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.






Office 365 nebo Office 2019? Několik neurčitých myšlenek o tom, co vybrat.

Článek byl převzat ze serveru www.exceltown.com.

Microsoft spustil docela zajímavou kampaň. Snaží se v ní přesvědčit uživatele, že by si vlastně neměli kupovat Office 2019.  To zní trochu překvapivě – nebývá časté, aby reklamy propagovaly NEkupování vlastních produktů, notabene horkých novinek… proč to tedy Microsoft dělá?

Snaží se zákazníky přesvědčit, aby místo Office 2019 kupovali Office 365. Demonstruje to na videích, kde uživatelé zvládnou pracovat rychleji díky funkcím, které Office 365 mají a Office 2019 nemají (protože se průběžně neaktualizují).

Reklama je celkem manipulativní a nikomu bych nedoporučoval se na jejím základě rozhodovat, ale věnuje se otázce, kterou řeší nákupčí IT ve firmách (ale občas také rodiny) stále častěji – máme koupit jednorázovou licenci navždy, nebo platit za Office 365 průběžně?

2019 nebo 365?

Za prvé – neexistuje jednoznačná odpověď, už proto, že verzí 2019 je mnoho a verzí 365 také. Liší se obsaženými aplikacemi i možným použitím (domácí bývají levnější než firemní) a je to trochu džungle.

Proč se rozhodnout pro jednorázovou klasiku 2019?

Konzervativnější uživatelé mají většinou jasno:

  1. Racionálnější argumenty – „radši zaplatím víc najednou, než abych finančně krvácel po malých dávkách, ale dlouho“.
  2. Méně racionálnější argumenty – „tydlety nové funkce jsou stejně na nic, naši uživatelé je stejně nevyužijí, zlatý Office 2003, pak se to všechno změnilo a od té doby nemůžu najít co potřebuju“…
  3. Ještě méně racionálnější – „nenávidím Microsoft a všechno nové od Microsoftu je špatně a to staré je vlastně taky špatně.“

První argument je logický – někteří uživatelé opravdu mohou s jednorázovou verzí dlouhodobě ušetřit významné peníze, aniž by přišli o cokoliv z toho, co potřebují. Druhý argument platí jen u někoho, třetí argument sice emočně chápu (v některých situacích hodně), ale do rozhodování o IT nákupech bych ho netahal.

Proč posílat Microsoftu těžce vydělané penízky pravidelně v rámci 365?

Zamyslel bych se nad těmito body:

  1. Omezené funkce. Office 365 se aktualizuje skoro každý měsíc, verze 2019 zamrzne v době uvedení a výraznějších updatů už se nedočkáte. V roce 2019 jsou rozdíly minimální (a to i pro mě jako člověka, který Office využívá do hloubky), s časem se ale nůžky začnou rozevírat
  2. Účty jsou flexibilní. Zaměstnanci přicházejí a odcházejí, není třeba složitě převádět licence, všichni prostě mají co potřebují, nic víc, nic míň, platíte jen to, co používáte.
  3. Pokud ve firmě budete nakupovat jednorázové licence, dostanete se do stavu, kdy různí uživatelé budou mít různé verze Office, což může vytvářet zmatek. V Excelu nám to občas vadí u Power Pivotu nebo Power Query – jsou to dost důležité funkce, a když je ve firmě někdo používat může a jiný ne, je to blbě. (Zvláštní oddělení pekla je pak bezpochyby rezervované pro správce IT, kteří povolí ve firmách míchat Office 2003, novější Office, Office pro Mac a pokud možno ještě LibreOffice nebo Google tabulky…)
  4. Office 365 přináší nejen desktopové aplikace, ale (podle verze) i cloud s OneDrivemSharePointemPower BITeamsOneNote, mailové schránky a další aplikace. Někdo je využije, někdo ne, ale s určitým zjednodušením bych řekl, že pokud 365 nastavíte dobře, nemusíte už ve firemním IT řešit nic jiného. Peníze, které zaplatíte Microsoftu, ušetříte omezením práce IT specialistů.

 

Tak co teda?

V ExcelTown používáme většinou 365ky. Jednak proto, že potřebujeme opravdu všechny nové funkce, ale nejvíc asi proto, že jejich správa je jednodušší. Jednoduchá instalace, jednoduchá správa, nestane se nám že koupíme co pak nevyužijeme, nebo že nám chybí, co jsme nekoupili.

Jak jsem ale psal výše – jsou firmy, kterým se může vyplatit i klasický přístup, tak si vyberte, i když… stejně si tak trochu myslím, že Microsoft už brzy všechny ne365 nějak drasticky omezí a budeme mít po rozhodování 🙂

 

Článek byl převzat ze serveru www.exceltown.com.

PowerApps – aplikace, které rozšiřují nejen možnosti služeb Office 365

Co jsou PowerApps?

  • • Microsoft PowerApps je služba pro vytvoření a využívání vlastních obchodních aplikací.
  • PowerApps se připojují k vašim datům a fungují napříč webem a mobilními zařízeními.
  • • Na jejich vytvoření a správu není třeba vynakládat vysoké finanční částky.
  • • Vytvoření nezabere mnoho času a lze je tedy začít rychle využívat.

Kde a jak PowerApps využít?

  • • V případě, že používáte některou ze služeb Office 365, můžete začít PowerApps využívat téměř okamžitě. Díky propojení se službami Office 365 lze rychle vytvořit zajímavé obchodní aplikace, které využívají data, soubory a ostatní aplikace a služby této platformy.
  • • V případě, že nepoužíváte Office 365, lze PowerApps využít v propojení s vašimi daty.
  • PowerApps využijete v chytrých mobilních telefonech, tabletech a počítačích.

Podívejte se na záznam našeho webináře, kde se dozvíte více informací:

 Jaké jsou časté scénáře využití PowerApps?

  • Sběr informací v terénu, například nafocení závady, zboží, konkurence, následné doplnění o další informace a odeslání do centrály pro zpracování.
  • Vyplnění dat formou formuláře v mobilní aplikaci nebo webové aplikaci a jejich odeslání k následnému schválení.
  • Back-office agenda – hlášení poruch, chybějícího vybavení a následné odeslání k řešení správným lidem.

Co je potřeba pořídit, abychom mohli začít PowerApps využívat?

  • PowerApps jsou součástí některých předplatných Office 365.
  • • Lze je také pořídit samostatně jako službu, ve chvíli, kdy chcete využít s vlastními zdroji dat.
  • • Součástí licence na PowerApps je také Microsoft Flow, služba, která umožňuje automatizovat procesy.

Zajímá vás více o tomto tématu? Zanechte nám kontaktní informace a my se vám ozveme:

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

 

Microsoft Teams vs. Slack – kterou službu zvolit pro týmovou spolupráci?

Služba Microsoft Teams poskytuje v rámci Office 365 prostor na vyřešení všech problémů každodenní týmové spolupráce a komunikace. Jde o platformu, která samostatné části Office 365 propojuje do jednoho celku. Stačí jen pár kliků a můžete přes ní se spolupracovníky nasdílet například soubor, který jste právě vytvořili ve Wordu.

Všechen obsah, nástroje, lidi i konverzace jsou na jednom místě v provázané podobě podporující řízení týmů či projektů. Je zde možné vytvářet týmové schůzky, sdílet soubory ale i například komunikovat přes e-mail, chatovat či volat si s členy vašeho týmu. Zároveň lze historii komunikace rychle vyhledávat.

Jako hlavní konkurence Microsoft Teams je často uváděna služba Slack. Ta také využívá chat a další komunikační kanály pro zlepšení týmové spolupráce. Na první pohled jde tedy o dvě poměrně podobné služby. Pokud se však na ně podíváme podrobněji, všimneme si několika více či méně důležitých rozdílů. V čem se tedy tyto dvě služby liší a kterou vybrat?

Konverzace dělená do vláken

Teams podporují dělení konverzací do vláken. Jednoduše a přehledně tak můžete sledovat více konverzací o různých tématech. Slack tuto funkci zatím stále nemá – tzn. je zde pouze jedna nedělená diskuze.

Integrace služeb třetích stran

Microsoft Teams plně těží z propojení s Office 365, na první pohled by se tak mohlo zdát, že půjde o uzavřenou platformu. Není tomu však tak, již nyní nabízí propojení s více než 150 službami třetích stran. Slack zde ale nezůstává pozadu, a i on nabízí několik desítek možností integrace.

Dostupnost

Slack i Teams jsou dostupné pro Windows, Mac OS, iOS i Android zařízení. Slack měl v tomto ohledu dlouhou dobu výhodu, protože nabízel možnost připojení uživatelů i zvenku organizace (hostů). Od září 2017 však tuto funkci nabízí i Microsoft Teams.

Bezpečnost

Teams i Slack nabízí plno nástrojů, které zamezí ztrátě či úniku vašich dat.

Cena

Microsoft Teams i Slack nabízejí základní verzi zdarma. V obou případech jsou nabízené služby „osekané“. Platící zákazníci zaplatí u Slacku 2 025 Kč za uživatele a rok ve verzi Standard a 3 807 Kč ve verzi Plus. Tato cena ale nezahrnuje e-mailovou schránku, cloudové úložiště či kancelářské programy.

Předplatné Office 365, které obsahuje Microsoft Teams v plné verzi, lze pořídit nejlevněji v plánu Business Essentials. Ten vyjde ročně na 1 361 Kč za uživatele, ale součástí jsou navíc další zajímavé služby, jako je poštovní schránka s kapacitou 50 GB, cloudové úložiště OneDrive pro firmy s prostorem 1 TB na každého uživatele, intranetový portál SharePoint Online, Microsoft Forms, Sway, Yammer a on-line verze aplikací Word, Excel, PowerPoint a OneNote. Dražší plány, které zahrnují licence na aplikace Office, které lze nainstalovat na počítač s Windows nebo Mac, pak začínají na 3 402 Kč za rok a uživatele. V tomto případě se jedná o plán Business Premium, který je nejlevnějším způsobem, jak si opatřit kompletní sadu Office a zároveň většinu zajímavých služeb.

Jaký je tedy výsledek?

Obě dvě služby pro zlepšení týmové komunikace mají určitě co nabídnout. Microsoft Teams těží zejména z úzkého propojení s ostatními komponenty platformy Office 365. Po přičtení ceny doplňkových služeb vychází také levněji. Slack oproti tomu nabízí větší možnosti kustomizace. Při rozhodovávání nezapomínejte brát v potaz také současný stav vaší firmy a vaše osobní preference.

V případě, že byste chtěli podrobněji projít jednotlivé možnosti a udělat si lepší obrázek pro své rozhodnutí, neváhejte nás oslovit prostřednictvím kontaktního formuláře níže.

 

Pozn. Uvedené ceny jsou bez DPH, vycházejí z EUR cen jednotlivých služeb v lednu 2019 a pro přepočet byl použit kurz 27 Kč za 1 Euro.

 

Stáhněte si naše bružury Microsoft Teams

Microsoft Teams – nové možnosti týmové spolupráce v moderní firmě

Microsoft Teams – porovnání plánů


Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

OneDrive šetří místo v počítači

Služba OneDrive nově obsahuje funkci Files On-Demand (soubory na vyžádání). Tato relativně nová záležitost šetří místo na počítačích s nízkou kapacitou nebo v případě, že se rozhodnete, že nepotřebujete všechny soubory lokálně na počítači. Nová funkce je dostupná firemní plány Office 365 i pro OneDrive, který máte samostatně nebo v předplatném Office 365 pro domácnosti.

Službu Files On-Demand zapneme v nastavení OneDrive:

  1. Klepneme tray ikonu OneDrive u hodin
  2. Rozbalíme menu Více a vybereme Nastavení
  3. Na dalším oknu v záložce nastavení zaškrtneme „Šetřete místem a stahujte si jenom soubory, které používáte“

Je možné, že toto je u vás již zapnuté. Od této chvíle vidíte u souborů malou ikonu, která značí jejich status. U každého souboru můžete zvolit, jestli ho chcete mít stažený na počítači nebo ne. Výchozí nastavení OneDrive je takové, že jsou soubory pouze online a při otevření souboru se soubor začne stahovat. Poté se status změní na lokálně dostupný soubor.

Na soubory, které chceme mít vždy k dispozici lokálně na počítači, klepneme pravým tlačítkem a vybereme z kontextové nabídky „Vždy zachovat na tomto zařízení.“  Při připojení OneDrive se takto označený soubor vždy stáhne na počítač. Když chceme uvolnit na počítači místo, u stažených souborů a u vždy synchronizovaných vybereme v kontextové nabídce možnost „uvolnit místo„.

Proč mi to nefunguje?

  • Nemáte nainstalovaný poslední verzi Windows 10 Fall Creators Update
  • Nemáte nainstalovanou poslední verzi OneDrive

V případě, že potřebujete více informací o této novince, o OneDrive či o Office 365 obecně, neváhejte se na nás obrátit prostřednictvím e-mailu info@artex-is.cz nebo pomocí formuláře níže:

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.

 

Limity týmů, zpráv a úložiště v Microsoft Teams

V tomto článku se podíváme na to, jaké limity, specifikace a další požadavky platí pro službu Microsoft Teams.

Microsoft Teams poskytují v rámci Office 365 nový pracovní prostor na principu týmové spolupráce. Všechen obsah, nástroje, lidi i konverzace jsou na jednom místě v provázané podobě podporující řízení týmů či projektů. Je možné vytvářet týmové schůzky, sdílet soubory ale i například e-mailovou komunikaci, chatovat a volat si s členy týmu. Zároveň lze vyhledávat v historii komunikace týmu.

Týmy a kanály

  • Maximální počet týmů, které může uživatel vytvořit – 250
  • Maximální počet členů v týmů – 2 500
  • Maximální počet členů v „org-wide“ týmu – 2 500
  • Maximální počet týmů v Office 365 tenantu – 500 000
  • Maximální počet kanálů v týmu – 200

Úložiště

Pro každý tým v Microsoft Teams se vytvoří vlastní stránka ve službě SharePoint Online a každý kanál zde dostane svoji složku. Soubory sdílené přes konverzace se do této složky automaticky přidávají (spolu se správně nastavenými přístupovými a compliance právy). Pokud ve svém Office 365 nemáte SharePoint Online, nemůžou si uživatelé služby Microsoft Teams mezi sebou sdílet dokumenty.

Protože služba Teams běží pod úložištěm SharePoint Online, platí pro něj i stejné datové limity. To znamená celkově 1 TB na organizaci a 10 GB za každou licenci, 25 TB pro soubory přímo v Microsoft Teams a 15 GB limit uploadu jednoho souboru.

Výše zmíněné platí pro licence Office 365 Business Essentials, Office 365 Enterprise E1, Office 365 Enterprise E3, Office 365 Enterprise E5, Office 365 Enterprise F1.

Zprávy

Uživatelé, kteří se účastní konverzací (chatů) v Microsoft Teams musí mít aktivní schránku Exchange Online. Je to zejména kvůli tomu, aby administrátoři mohli jednoduše tyto konverzace prohledávat. Pokud uživatelé používají jinou schránku, není to možné.

Zprávy v Microsoft Teams probíhají na Microsoft Exchange backendu, proto i na ně platí stejné limity: Maximální velikost zprávy25 KB, maximální počet příloh20, maximální počet obrázků50.

Platí pro licence Office 365 Enterprise E1, Office 365 Enterprise E3, Office 365 Enterprise E5, Office 365 Enterprise F1.

Všechny specifikace Microsoft Teams najdete podrobně na stránkách oficiální podpory Microsoft.

 

Stáhněte si naše bružury Microsoft Teams

Microsoft Teams – nové možnosti týmové spolupráce v moderní firmě

Microsoft Teams – porovnání plánů


Pokud máte zájem o další informace o Microsoft Teams nebo o platformě Office 365, kontaktujte prosím náš tým na e-mailu info@artex-is.cz či pomocí formuláře níže:

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.