slider

Zlepšete spolupráci pomocí Microsoft Teams

Když Microsoft přidal do portfolia Office 365 aplikaci Teams, umožnil firmám a organizacím významně rozšířit možnosti spolupráce jejich lidí. Microsoft Teams lze chápat jako nástroj, který nám umožňuje si definovat pracovní tým. Ten může být jak interní, tak externí. V rámci tohoto týmu nám vytváří prostor pro řešení jednotlivých agend daného týmu. Agendy jsou reprezentovány kanály, v rámci kterých tým již diskutuje konkrétní záležitosti. Aplikace Microsoft Teams při založení týmu vytvoří prostor pro konverzaci, dále pak prostor pro soubory a umožní k dané agendě přidávat další služby, ať již od Microsoftu, nebo i nástroje třetích stran. A tady je hlavní kouzlo této aplikace. Každý tým má jiné potřeby, může používat jinou skladbu aplikací a Microsoft Teams jim toto umožňuje.

Microsoft Teams v rukách marketingového oddělení

Například marketingové oddělení řeší různé agendy, od výroby letáků, realizaci kampaní, prezentaci firmy na webu a sociálních médiích až po pořádání firemních akcí. Celá tato marketingová agenda vyžaduje koordinaci několika lidí, včetně externích agentur a spolupracovníků. A právě díky Microsoft Teams lze většinu požadavků elegantně řešit na jednom místě. Základní komunikace se odehrává v okně Konverzace. O výměnu dokumentů se postará záložka Soubory, které se ukládají ve službě SharePoint. Ta obohacuje tradiční dokumenty Word, Excel a PowerPoint o možnost upravovat dokument více uživateli současně. Dále pak zajišťuje verzování dokumentu, takže v případě potřeby vrátit se v čase, je tato možnost zajištěna. Vedoucí týmu navíc může snadno přidávat nové členy a hosty (externí lidi), kteří mají k dispozici veškerou konverzaci, která se v daném týmu odehrála. Firma tak získává možnost uchovávat znalosti pro nově příchozí členy týmu nebo snadno recyklovat obsah z již realizovaných projektů. To má vždy pozitivní dopad na konečný výsledek a většinou vede k časové a finanční úspoře. Pojďme ale dál. Díky integraci dalších aplikací a služeb lze například zajistit, že služba Google Analytics pošle každé pondělí ráno automaticky report do kanálu marketingového oddělení. Jednotliví členové týmu pak mohou doplnit tuto statistiku o svůj pohled a zaznamenat to pro ostatní. Ti se mohou s odstupem času podívat, proč například podobná kampaň z podzimu loňského roku měla lepší výsledky než právě realizovaná. A diskuze a její zaznamenání může být velmi cenné pro vyhodnocení a nasdílení těchto poznatků s existujícími nebo budoucími kolegy.

Outlook versus Microsoft Teams

Mnoho z nás začíná svůj pracovní den otevřením Outlooku a kontrolou došlé pošty. Velmi často řídí Outlook náš pracovní den, ale musíme se také neustále přepínat do dalších aplikací, ať už je to Word, Excel nebo prohlížeč. Teams naproti tomu umožňuje některé aplikace integrovat přímo do svého těla, takže uživatele neodvádí z této aplikace a umožňuje mu řešit většinu věcí na jednom místě. Můžete se například podívat a editovat Word, Excel nebo udělat zápis ze schůzky týmu. Díky integraci Skype pro firmy do prostředí Teams lze také snadno chatovat s konkrétními kolegy nebo realizovat online schůzky týmu. Integrace s kalendářem dále umožňuje naplánovat další schůzku týmu nebo se ad hoc sejít podle potřeby.

Díky důmyslnému používání Zmínek pomocí znaku @ a napsání jména týmu nebo konkrétního člověka lze navíc řídit danou komunikaci a adresovat správné lidi, kterým z dané konverzace plyne nějaký úkol. Výhodou zmínek je také to, že ve chvíli, kdy nemám aplikaci Teams spuštěnou, jsem formou e-mailu notifikován, že mě jiný kolega zmínil a očekává ode mě nějakou aktivitu. Tím se nestáváte obětí této aplikace ve smyslu, že byste ji museli neustále monitorovat. Prostě ve chvíli, kdy je nějaká konverzace důležitá, kolega vás jednoduše zmíní a vám přijde upozornění. Na to pak můžete snadno reagovat přímo z Outlooku.

Hlavní přínosy Microsoft Teams

  • • Týmová konverzace, soubory a další aplikace na jednom místě, lidi tak nemusí složitě hledat to, co potřebují.
  • • Integrace dalších služeb, jako OneNote, Forms, Planner, Dynamics 365, PowerBI umožňuje řešit značnou část práce na jednom místě. Navíc tyto nástroje umožňují realizovat některé agendy interně, bez nutnosti zadávat tyto požadavky externím dodavatelům.
  • • Možnost přidávat externí členy týmu, bez nutnosti nákupu licence pro tyto hosty rozšiřuje týmovou spolupráci na dodavatelsko-odběratelské řetězce.
  • • Správa týmu a přístupových práv se odehrává na úrovni vlastníka týmu, který nepotřebuje asistenci IT oddělení.
  • • Možnost přeposlání e-mailu do konkrétního kanálu přináší nové scénáře, jak mohou členové týmu adresovat některé situace. Například řešení stížností, příjem nových poptávek a následná příprava nabídek, zprocesování faktur od dodavatelů a jejich předání na finanční oddělení s detailním popisem.
  • • Pro IT oddělení se snižuje počet aplikací, které potřebují jednotlivé týmy pro své fungování. Tím se snižuje komplexnost a požadavky na zabezpečení a údržbu. IT oddělení tak může získat cenný čas na realizaci rozvojových projektů.
  • • IT oddělení také zpřístupňuje uživatelům nástroj, který významně pomáhá v komunikaci, výměně dokumentů a eliminuje případná rizika z používání „šedého IT“.

Poznámka: Tento článek vyšel také v časopise softwarový QUAS

 

Zajímá vás více o tomto tématu? Zanechte nám kontaktní informace a my se vám ozveme:

Chci vědět o cloudovém řešení více

Dejte nám na sebe kontakt a my vám rádi vše vysvětlíme a pomůžeme
vám najít řešení přesně pro vaši firmu. Rádi vám také pomůžeme s nasazením zkušební verze Office 365.







Co je Office 365?
Office 365 přináší to nejlepší z tradičních Microsoft Office a přidává řadu výhod cloudového řešení, jako je možnost práce z několika zařízení najednou nebo snadné sdílení dokumentů. Celé řešení Office 365 běží na serverech společnosti Microsoft, garantující 99,9% dostupnost služeb i zabezpečení.